Frequently Asked Questions (FAQ)

Allgemeines

Was hat sich seit dem 1. Januar 2021 geändert?

Am 1. Januar 2021 wurde in Deutschland die elektronische Patientenakte (ePA) eingeführt. Die ePA erlaubt es, Daten und Dokumente direkt von Arztpraxen und Krankenhäusern übertragen zu lassen sowie eigene Dokumente bereitzustellen, um sie mit Ihren Arztpraxen und dem Krankenhaus zu teilen.
Die Einführung der ePA ist durch das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) geregelt; weitere Informationen zur ePA finden Sie auch beim Bundesministerium für Gesundheit und bei der Gematik.

Ausführliche Informationen hat auch der GKV Spitzenverband bereitgestellt. Diese finden Sie hier.

Die Gesundheitsakte (eGA) wurde als Einzelanwendung abgelöst. Das bedeutet für Sie: smarthealth beinhaltet für Sie jetzt sowohl Ihre Patientenakte als auch individuelle HEK Services.
Alle bekannten Funktionen, die Sie vielleicht schon aus smarthealth kennen, bleiben bestehen und werden zukünftig durch die ePA erweitert. Ihre gespeicherten Daten und Dokumente bleiben beim Übergang von der eGA zur ePA selbstverständlich erhalten.


Im Gegensatz zur eGA wird Ihnen die ePA durch die HEK zur Verfügung gestellt. Mit Ihrer Entscheidung zur Nutzung der ePA stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung der HEK zu.

Was ist die persönliche Gesundheitsakte?

Die persönliche Gesundheitsakte (smarthealth) umfasst die elektronische Patientenakte und die individuellen HEK Services.

Die Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und basiert auf der technischen Vernetzung durch die Telematikinfrastruktur. Ziel der persönlichen Gesundheitsakte ist es, Gesundheitsdaten an einem Ort zu verwalten und darüber hinaus weitere Services, wie zum Beispiel Impf- und Vorsorgehinweise und eine Dokumenten-Verwaltung zu nutzen.
Kern der persönlichen Gesundheitsakte ist die zentral ab 2021 in Deutschland eingeführte elektronische Patientenakte (ePA), welche den Versicherten von allen Gesetzlichen Krankenkassen (GKV) ab dem 1. Januar angeboten wird. Private Krankenversicherungen (PKV) können freiwillig teilnehmen.
Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) regelt, welche Informationen über einen Patienten in der ePA gespeichert werden können:

  • Befunde
  • Diagnosen
  • Therapiemaßnahmen
  • Behandlungsberichte
  • Impfungen

Hierdurch wird eine fall- und einrichtungsübergreifende Dokumentation ermöglicht. Der Notfall-Datensatz, der elektronische Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe werden durch die ePA unterstützt.

 

 

Wie kann ich die persönliche Gesundheitsakte nutzen?

Die persönliche Gesundheitsakte (smarthealth) ist über die HEK Service-App für die Betriebssysteme Android und iOS verfügbar.
Um sich die App auf das Smartphone zu laden, benötigen Sie ein geeignetes Smartphone sowie einen Zugang zum App Store von Apple (iOS) oder zum Playstore von Google (Android). Nach Download und Installation müssen Sie sich für die Nutzung der App registrieren.
Für die kostenfreie Nutzung Ihrer persönlichen Gesundheitsakte und damit der ePA, müssen Sie bei der HEK versichert sein. Zudem ist eine Freischaltung Ihrer persönlichen Gesundheitsakte durch die HEK erforderlich.
Die ePA ohne Zusatzservices kann auch ohne Smartphone genutzt werden. Dazu ist eine Freischaltung notwendig. Die Aktivierung und Nutzung der ePA ist in diesem Fall nur in der Arztpraxis oder im Krankenhaus möglich. Dafür ist die Gesundheitskarte sowie die zugehörige PIN erforderlich.
Die Nutzung der persönlichen Gesundheitsakte ist für alle Versicherten freiwillig und wird Ihnen von der HEK kostenfrei zur Verfügung gestellt. Sie können die Akte jederzeit kündigen, entweder über die App oder über die HEK

Ich bin bereits für smarthealth registriert, warum muss ich mich noch einmal registrieren?

Smarthealth beinhaltet für Sie jetzt auch die ePA (elektronischen Patientenakte). Die Kernfunktion der ePA ist der Datenaustausch zwischen Ihnen und anderen beteiligten Institutionen des Gesundheitswesens. Aufgrund dieser Funktion besitzt die ePA eine andere technische Basis und funktioniert nach anderen sicherheitstechnischen Prinzipien. Um die ePA innerhalb der persönlichen Gesundheitsakte sicher nutzen zu können, ist deshalb eine spezielle Registrierung notwendig, die aus wenigen Schritten besteht.

Zudem wird Ihnen die ePA nicht mehr, so wie bisher die eGA, von der IBM angeboten, sondern von der HEK. Daher ist es erforderlich, dass Sie mit der HEK einen Vertrag über die Nutzung schließen und damit auch die entsprechenden Nutzungsbedingungen akzeptieren.

Dies erfolgt während der Registrierung.

Wie registriere ich mich für meine persönliche Gesundheitsakte, wenn ich bereits smarthealth genutzt habe?

Die persönliche Gesundheitsakte wird Ihnen mit Einführung der ePA nun von der HEK und nicht mehr von IBM angeboten.

Zunächst müssen Sie die AGB und die Datenschutzerklärung akzeptieren. Zudem müssen Sie der Stammdatenübertragung zustimmen, sodass Ihr bisheriges Konto organisatorisch umgezogen werden kann. Da die bisherigen Funktionen weiterhin zur Verfügung stehen, werden Ihre Daten in Ihre persönliche Gesundheitsakte überführt. Dafür wird Ihre Zustimmung benötigt. Letzter Schritt ist der Vertragsabschluss mit der HEK und die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten.
Um ähnlich wie bisher auch für die sichere Nutzung der ePA einen Sicherheitsschlüssel (Code) zu erstellen, muss ein Zufallswert generiert werden. Dazu werden Ihnen zwei Optionen angeboten: Bewegung des Smartphones oder Erzeugung von Geräuschen. Dieser Zufallswert ist die Basis für die Schlüsselgenerierung für Ihre ePA.

Wenn Sie im Rahmen des Wechsels von der eGA zur persönlichen Gesundheitsakte mit ePA gerade die App neu installiert haben, werden Sie nun aufgefordert, Ihren eGA-Sicherheitsschlüssel einzugeben, den Sie bei der Registrierung für die eGA erzeugt haben. Dieser wird benötigt, um Ihre in der eGA und jetzt in den ePA-Zusatzfunktionen gespeicherten Daten wieder zu entschlüsseln.
Sollten Sie Ihren Schlüssel nicht mehr eingeben können, muss ein neuer erstellt werden. In diesem Fall werden alle Ihre bisher gespeicherten Daten gelöscht, da Sie nicht mehr entschlüsselt werden können. Sie starten mit einer leeren Akte.

Im nächsten Schritt müssen Sie Ihre bevorzugte Login-Variante wählen. Sie können sich entweder mit Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) in Ihrer persönlichen Gesundheitsakte anmelden oder mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App. Bei der Anmeldung mit Ihrer Gesundheitskarte muss diese bei jedem Login an das Gerät gehalten werden. Dazu benötigen Sie eine Gesundheitskarte mit NFC-Funktion.

Für den zusätzlichen Sicherheitsfaktor der Gerätebindung müssen Sie zuletzt Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse überprüfen und bestätigen. Danach erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link. Nach Bestätigung klicken Sie einfach den Link in der E-Mail an. Sollte die E-Mail-Adresse nicht richtig sein, können Sie diese korrigieren. Wenden Sie sich dafür bitte an die HEK.
Damit ist die Registrierung abgeschlossen.

Wie registriere ich mich für meine persönliche Gesundheitsakte?

Zunächst ist die Nutzungsbedingung und die Datenschutzerklärung der HEK zu akzeptieren. Danach stimmen Sie der Stammdatenübertragung zu, sodass Ihre persönliche Gesundheitsakte erzeugt werden kann. Letzter Schritt ist der Vertragsabschluss mit der HEK und die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten.
Die nächsten Schritte dienen der Sicherheit Ihrer Aktennutzung. Um einen individuellen Sicherheitsschlüssel (Code) zu erstellen, muss ein Zufallswert generiert werden. Dazu werden Ihnen zwei Optionen angeboten:

  • Bewegung des Smartphones oder
  • erzeugen von Geräuschen (zum Beispiel durch Sprache).

Dieser Zufallswert ist die Basis für die Schlüsselgenerierung für Ihre ePA.

Nun wird Ihr individueller Sicherheitsschlüssel für die ePA-Zusatzfunktionen erstellt. Bitte speichern Sie diesen sicher. Am besten außerhalb Ihres Smartphones, da Sie ihn benötigen, wenn Sie das Gerät wechseln oder die App neu installieren möchten. Mit dem Sicherheitsschlüssel werden all Ihre Daten in den ePA-Zusatzfunktionen verschlüsselt hinterlegt.

Im nächsten Schritt müssen Sie Ihre bevorzugte Login-Variante wählen. Sie können sich mit Ihrer Versichertenkarte (eGK, Chipkarte) in Ihrer persönlichen Akte anmelden oder mit den Login-Daten Ihrer Versicherungs-App. Letzteres bedarf einer Bestätigung Ihrer Identität durch Ihre Versicherung. Bei der Anmeldung mit der Versichertenkarte muss diese bei jedem Login an das Gerät gehalten werden. Dafür wird eine Versichertenkarte mit NFC-Funktion benötigt, die Sie von Ihrer Versicherung bekommen.
Für den zusätzlichen Sicherheitsfaktor der Gerätebindung müssen Sie zuletzt Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse überprüfen und bestätigen. Danach erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link. Nach Bestätigung klicken Sie einfach den Link in der E-Mail an. Sollte die E-Mail-Adresse nicht richtig sein, können Sie diese korrigieren.
Damit ist die Registrierung abgeschlossen.

Wieso muss ich beim Login meine Gesundheitskarte an mein Smartphone halten?

Wenn Sie die Anmeldung mit Ihrer Gesundheitskarte (eGK) ausgewählt haben, werden sie bei jedem Login aufgefordert, Ihre Karte gegen das Smartphone zu halten und die dazugehörige PIN einzugeben. Für dieses Verfahren benötigen Sie eine Karte, die NFC-fähig ist (Near-Field-Communication).

Je nach Smartphone muss die Karte an eine bestimmte Stelle des Smartphones gehalten werden, bitte probieren Sie es an verschiedenen Stellen aus, falls es beim ersten Mal nicht klappt.
Sie können sich aber auch ganz bequem automatisch mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App einloggen. Die Login-Methode können Sie jederzeit in den Einstellungen ändern.

Wie kann ich mich mit den Login-Daten meiner HEK Service-App anmelden?

Die Anmeldung erfolgt ganz bequem und automatisch mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App. Dafür wird eine sogenannte alternative Versicherten Identität (AL.VI) genutzt.

Diese alternative Versicherten-Identität wird von der HEK für Sie angelegt, sobald Sie diese Login-Methode auswählen. Dafür muss Ihre Identität von der HEK überprüft worden sein.

Es kann manchmal einige Minuten dauern, bis eine alternative Versicherten Identität für Sie angelegt ist. Mit Hilfe der AL.VI können Sie auch ohne Ihre Gesundheitskarte jederzeit einfach und sicher über Ihr Smartphone auf Ihre elektronische Patientenakte zugreifen.

Kann ich die persönliche Gesundheitsakte auf mehreren Geräten nutzen?

Sie können Ihre persönliche Gesundheitsakte und damit die ePA auf mehreren Smartphones nutzen. Installieren Sie dazu die HEK Service-App zunächst nur auf einem Gerät und registrieren Sie sich dann für die Nutzung.

Sobald das geschehen ist, laden Sie sich, sofern noch nicht vorhanden, die App auf ein weiteres Smartphone. Öffnen Sie dann die App und führen Sie den Login durch. Sie werden aufgefordert das aktuelle Gerät freizuschalten. Dazu erhalten Sie eine E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse, die einen Link zur Bestätigung enthält. Öffnen Sie, nachdem Sie den Link angeklickt haben, die App. Das zweite Smartphone ist für die weitere Nutzung freigeschaltet.

Eine Liste der Geräte, die Sie für eine Nutzung freigeschaltet haben, finden Sie in den Einstellungen.

Was kostet die Nutzung der persönlichen Gesundheitsakte?

Für Sie ist die Nutzung der ePA kostenfrei.

Wir stellen Ihnen smarthealth inklusive der ePA und individuellen Services kostenfrei zur Verfügung.

Weshalb werden mir nicht alle hier beschriebenen Funktionen angezeigt?

Die Funktionen der vom Gesetzgeber vorgeschrieben ePA sind bei allen Krankenkassen identisch.

Die Möglichkeit, außerhalb der ePA weitere Daten von Arztpraxen und Krankenhäusern zu beziehen, hängt davon ab, ob die betreffende Arztpraxis oder das Krankenhaus bereits über einen der sicheren Kommunikationskanäle (Telematikinfrastruktur) angeschlossen ist.

Wohin wende ich mich bei weiteren Fragen oder bei Problemen?

Bei Problemen mit der Registrierung oder der Nutzung Ihrer persönlichen Gesundheitsakte rufen Sie bitte die für Sie zutreffende Rufnummern an. Bitte beachten Sie, dass je nach Vertrag und Standort Gebühren durch Ihren Telefonanbieter anfallen können.

HEK - Hanseatische Krankenkasse
Wandsbeker Zollstraße 86 - 90
22041 Hamburg

Telefon: 0800 0213213 (kostenfrei)
Fax: 040 65696-1237
E-Mail: kontakt@hek.de

Die Kontaktinformationen finden Sie auch in der App unter Einstellungen und Vertrag.

Was muss ich beim Wechsel meines Smartphones beachten?

Wenn Sie Ihr Smartphone wechseln, ist für smarthealth und Ihre Patientenakte nichts weiter beachten. Bei der Erstanmeldung auf dem neuen Gerät werden Sie aufgefordert, die Freischaltung des neuen Geräts zu bestätigen. Dazu erhalten Sie eine E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Für die zusätzlichen Services der HEK geben Sie bei einem Smartphone-Wechsel Ihren persönlichen Sicherheitsschlüssel ein, den Sie bei der Registrierung generiert haben. Das ist zwingend notwendig, damit auch diese Daten auf Ihrem neuen Smartphone wieder entschlüsselt und angezeigt werden können. Sie finden Ihren Sicherheitsschlüssel unter Einstellungen → Persönliche Daten → Schlüssel speichern.

Wenn Sie den Sicherheitsschlüssel nicht eingeben können, zum Beispiel, weil Sie ihn verloren haben, dann gehen diese Daten verloren. Aus Sicherheitsgründen gibt es keine Option zur Wiederherstellung des Schlüssels. Speichern Sie ihn daher unbedingt sicher und außerhalb Ihres Smartphones. Während der Nutzung von smarthealth können Sie sich Ihren persönlichen Sicherheitsschlüssel unter Einstellungen anzeigen lassen und erneut speichern.

Wie kann ich die persönliche Gesundheitsakte kündigen?

Sie können smarthealth jederzeit ohne Angaben von Gründen kündigen. Unter Einstellungen und Vertrag finden Sie die entsprechenden Optionen zur Kündigung und zum Widerruf.

Die Kündigung beinhaltet eine Kündigungsfrist von 14 Tagen. Innerhalb dieser Frist können Sie Ihre Kündigung durch Widerruf aufheben. Nach Ablauf der Frist werden alle Ihre Gesundheitsdaten in smarthealth gelöscht und das Aktenkonto wird geschlossen.

Neben der Kündigung können Sie die bei der Registrierung abgegebene Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen. Dieser Widerruf hat eine sofortige Löschung aller Ihrer Gesundheitsdaten zur Folge und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Aktenkonto wird unmittelbar geschlossen.

Sowohl bei der Kündigung als auch beim Widerruf Ihrer Einwilligung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Gesundheitsdaten zu exportieren. Die Dokumente, die in der ePA liegen, können aufgrund der Sicherheitsmechanismen daraus nur einzeln exportiert werden und auf Ihrem Smartphone gespeichert werden. Um einen gesamtheitlichen Datenexport vorzunehmen, können Sie Ihre Dokumente vor Kündigung oder Widerruf aus der ePA in Private Dokumente kopieren, um anschließend den Datenexport durchführen zu können.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

 

 

Was kann ich für die Sicherheit meiner Daten tun?

Die persönliche Akte wurde nach modernsten Standards entwickelt. Dies betrifft sowohl die Programmierung als auch die getroffenen Maßnahmen gegen Manipulations- oder Zugriffsversuche unberechtigter Dritter.

Um dieses hohe Maß an Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen auf ein paar grundlegende Dinge im Umgang mit Ihren sensiblen Gesundheitsdaten zu achten:

  • Manipulieren Sie Ihr Smartphone nicht durch zum Beispiel Rooting oder Jailbraeaking.
  • Installieren Sie nur Apps aus dem jeweiligen Store Ihres Betriebssystems oder Herstellers.
  • Nutzen Sie gegebenenfalls ein aktuelles Internet-Security- oder ein Anti-Virus-Programm

Zusätzlich empfehlen wir, sich an gängige Standards im Umgang mit Online-Diensten zu halten. Hierzu zählen unter anderem die Verwendung von einmaligen Passwörtern in ausreichender Länge mit Sonderzeichen. Passwörter sollten niemals mit anderen Personen geteilt werden. Weitere Merkmale zur sicheren Anmeldung wie zum Beispiel die Gesundheitskarte sollten nicht an unberechtigte Dritte gegeben werden. Teilen Sie die PIN Ihrer Gesundheitskarte nicht mit Dritten.

Muss ich bei der Benutzung der persönlichen Gesundheitsakte auf Viren achten?

Trotz der sehr hohen Sicherheitsanforderungen, unter denen smarthealth (die elektronische Patientenakte sowie zusätzlichen Services der HEK) entwickelt und betrieben wird, kann nicht ausgeschlossen werden, dass einzelne Daten und Dokumente mit Schadsoftware infiziert sein können. Achten Sie deshalb bitte unbedingt darauf, dass auf Ihren Geräten entsprechende Schutzsoftware installiert und auf dem aktuellen Stand ist.

Woher sehe ich, welche App Version ich gerade nutze?

Smarthealth ist ein besonders abgesicherter Baustein innerhalb der HEK Service-App. Da die App und smarthealth unabhängig voneinander entwickelt werden, besitzen sie auch unterschiedliche Versions-Nummern.
Die Version von smarthealth finden Sie in den Einstellungen unterhalb des Menüs. Diese ist wichtig, wenn Sie Hilfe vom Support benötigen.

Die Versionsnummer der HEK Service-App finden Sie sowohl innerhalb der App oder auf der entsprechenden Seite im App Store (Apple-Smartphone) oder im Google Playstore (Android-Smartphone).

Warum kann ich nicht auf meine persönliche Gesundheitsakte zugreifen?

Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass der Zugang zu smarthealth nicht wie gewohnt funktioniert. Dafür kann es verschiedene Gründe geben:

  • Es besteht zeitweise oder dauerhaft keine Verbindung zum Internet. Das kann zum Beispiel bei Bahnfahrten auftreten oder innerhalb von Gebäuden.
  • In einem höchst unwahrscheinlichen Fall kann eine sicherheitstechnische Störung vorliegen.

Um die Auswirkungen möglichst gering zu halten, wird der Zugriff auf die persönliche Gesundheitsakte unmittelbar blockiert. In diesem Fall kann es sein, dass eine neue App-Version installiert werden muss, um wieder Zugriff auf smarthealth zu erlangen.

Warum kann ich auf bestimmte Bereiche von smarthealth nicht mehr zugreifen?

Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass bestimmte Zusatzfunktionen oder bestimmte Funktionen zeitweilig nicht wie gewohnt zur Verfügung stehen. Dafür kann es unterschiedliche Gründe geben:

  • Es besteht zeitweise oder dauerhaft keine Verbindung zum Internet. Das kann zum Beispiel bei Bahnfahrten auftreten oder innerhalb von Gebäuden.
  • In seltenen Fällen kann es dazu kommen, dass Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen.

Um die Einschränkungen gering zu halten, werden diese Arbeiten zu Zeiten durchgeführt, an denen wenige Nutzer auf die Funktionen zugreifen.

  • In einem höchst unwahrscheinlichen Fall kann eine sicherheitstechnische Störung vorliegen. Um die Auswirkungen möglichst gering zu halten, wird der Zugriff auf smarthealth oder Teile davon blockiert. Es kann sein, dass eine neue App-Version installiert werden muss, um die Funktionen wieder nutzen zu können.
Wie kann ich neue Funktionen nutzen?

Die HEK Service-App und damit auch smarthealth wird regelmäßig aktualisiert. Um die Aktualisierungen zu laden und zu installieren besuchen Sie bitte den App Store von Apple (iOS) oder den Google Playstore (Android).

Bei jeder Aktualisierung der App werden Informationen zu den Änderungen und den neuen Funktionen bereitgestellt. Nehmen Sie sich vor dem Update einen Augenblick Zeit, um sich diese Informationen durchzulesen. Im Versionsverlauf können Sie die Informationen auch rückwirkend nachlesen.

Warum finde ich die HEK Service-App nicht in meinem App-Store?

Es kann in seltenen Fällen dazu kommen, dass die App vorübergehend in den App Stores nicht verfügbar ist. Falls keine weiteren Informationen dazu vorliegen, wenden Sie sich bitte an die HEK.

Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA)

Was ist die ePA?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und verbindet die Akteure und Institutionen des Gesundheitssystems über eine vernetzte Telematikinfrastruktur.

Kern der persönlichen Akte ist die zentral ab 2021 in Deutschland eingeführte 'elektronische Patientenakte' (ePA), welche den Versicherten von allen Gesetzlichen Krankenkassen (GKV)* seit dem 1. Januar angeboten wird. Private Krankenversicherungen (PKV)* können freiwillig teilnehmen.

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) bestimmt, dass die folgenden Informationen über einen Patienten in der ePA gespeichert werden können:

  • Befunde
  • Diagnosen
  • Therapiemaßnahmen
  • Behandlungsberichte
  • Impfungen

Hierdurch wird eine fall- und einrichtungsübergreifende Dokumentation ermöglicht. Der Notfalldatensatz, der elektronische Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe werden zudem durch die ePA unterstützt.
Weitere Informationen finden Sie auch auf der Seite des Bundesministeriums für Gesundheit und der gematic.

Die ePA ist ein sicheres Aktensystem, in dem individuelle Patienten- und Gesundheitsdaten gespeichert und mit Arztpraxen, Krankenhäusern und sonstigen Leistungserbringern über die 'Telematikinfrastruktur' (TI) ausgetauscht werden können. Dazu muss die ePA von der jeweiligen Versicherung freigeschaltet und vom Versicherten aktiviert werden.

Neben der Nutzung über die HEK Service-App kann die ePA auch beim Arzt oder im Krankenhaus genutzt werden. Hier stehen jedoch die individuellen HEK Services nicht zur Verfügung.

Wie funktioniert die Patientenakte?

Die ePA ist ein sicherer zentraler Datenspeicher, dessen Server in Deutschland stehen. Sie können in Ihrer ePA Daten von Ihren Arztpraxen oder Krankenhäusern empfangen und eigene Daten speichern, um sie mit Ihren Ärzten zu teilen.

Die ePA hat die HEK für Sie als kostenfreien Service in smarthealth integriert. Die Nutzung der ePA sowie der zusätzlichen individuellen HEK Services in smarthealth wird dadurch einfach und reibungslos für Sie gestaltet.

Arztpraxen und Krankenhäuser können ausschließlich auf Ihre Patientenakte in smarthealth zugreifen, wenn Sie ihnen eine Berechtigung dafür erteilen. Der Zugriff auf die zusätzlichen Services in smarthealth ist nicht möglich.

Wer kann auf meine Patientenakte zugreifen?

Auf Ihre ePA können alle Arztpraxen und Krankenhäusern zugreifen, welche zum jeweiligen Zeitpunkt an die Telematikinfrastuktur angeschlossen sind. Zum Start der ePA sind das niedergelassene Allgemein- und Facharztpraxen sowie Krankenhäuser. Für die nahe Zukunft ist geplant, dass Apotheken aber auch Hebammen und Physiotherapeuten auf freiwilliger Basis Zugriff haben werden.

Ein Zugriff auf Ihre ePA kann ausschließlich mit Ihrer Erlaubnis geschehen. Das geschieht dadurch, dass Sie für Ihre Arztpraxen und Ihr Krankenhaus Berechtigungen erteilen.

Wie kann ich Berechtigungen für den Zugriff auf meine Patientenakte erteilen?

Sie können eine Arztpraxis oder ein Krankenhaus für den Zugang zu Ihrer ePA berechtigen. Berechtigungen werden pro Arztpraxis oder Krankenhaus erteilt; dabei müssen Sie jeweils einen vorgegebenen Zeitraum auswählen. Dieser Zeitraum kann jederzeit angepasst werden.

Das Hinzufügen von Berechtigungen erfolgt im Bereich „Berechtigungen verwalten“ innerhalb der ePA. Um den Zugriff auf Ihre ePA zu ermöglichen, müssen Sie zunächst eine Ihrer Arztpraxen oder ihr Krankenhaus hinzufügen. Dafür steht Ihnen eine Suche zur Verfügung, welche alle angeschlossenen Arztpraxen und Krankenhäuser umfasst. Sie können eine Arztpraxis oder ein Krankenhaus auf zwei Arten für den Zugang zu Ihrer ePA berechtigen.

Zum einen können Sie erlauben, dass Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus Ihnen Daten in Ihre ePA übermittelt. Damit erlauben Sie gleichzeitig, dass während der Dauer der Berechtigung auch auf alle anderen Daten zugegriffen werden kann, die von anderen Arztpraxen oder Krankenhäusern eingestellt wurden und zum Zeitpunkt des Zugriffs in Ihrer ePA gespeichert sind.

Zum anderen können Sie erlauben, dass Ihre Arztpraxis oder Ihr Krankenhaus auf die von Ihnen selbst eingestellten Dokumente Zugriff haben. Auch hier erlauben Sie damit den gleichzeitigen Zugriff auf alle von Ihnen selbst gespeicherten Dokumente.

Hinweis: Die Berechtigungen erfolgen nicht pro Dokument, sondern für jeweils alle Dokumente von Ihnen oder von Arztpraxen oder Krankenhäusern. Beide Arten der Berechtigung gelten unabhängig voneinander.

Wo kann ich sehen, wer Zugriff auf meine Patientenakte hat?

Wenn Sie bereits Arztpraxen oder Krankenhäuser zu Ihrer ePA hinzugefügt haben, erscheinen diese in alphabetischer Reihenfolge im Bereich „Berechtigungen verwalten“. In der Übersicht können sie erkennen, ob und für welche Praxis oder Krankenhaus eine Berechtigung vorliegt, für welchen Zugriff sie berechtigt haben und wie lange die Berechtigung gilt.

Wie empfange ich Daten in meiner Patientenakte?

Damit Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus Ihnen Daten übermitteln können, müssen Sie jeweils eine Berechtigung dafür erteilen. Durch diese Berechtigung haben Ihre Praxis und das Krankenhaus gleichzeitig die Möglichkeit, auf alle anderen von Praxen und Krankenhäusern eingestellten Daten zuzugreifen.

Alle Berechtigungen gelten jeweils für einen bestimmten Zeitraum. Sie können eine Berechtigung jederzeit entziehen und neu vergeben. Dazu müssen Sie Ihre Arztpraxis oder Ihr Krankenhaus neu hinzufügen.

Wie kann ich eigene Dokumente in der Patientenakte speichern?

Um eigene Dokumente mit einer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie das Dokument in Ihrer ePA speichern.

Dazu können Sie ein bereits ein in Ihren privaten Dokumenten vorhandenes Dokument in Ihre ePA übertragen. Dazu wählen Sie das betreffende Dokument aus und nutzen die angebotene Option zum Kopieren des Dokuments in Ihre ePA.

Ein neues Dokument können Sie über den zentralen Hinzufügen-Button in Ihrer ePA speichern. Dabei müssen Sie Ihre ePA als Speicherort auswählen (Geteiltes Dokument).

Welche Dateitypen kann ich in der Patientenakte speichern?

Sie, Ihre Arztpraxis und das Krankenhaus können derzeit folgende Dateitypen in Ihrer ePA speichern:

  • .pdf (Adobe Portable Document Format)
  • .jpg/.jpeg (Bildformat mit Komprimierung)
  • .tiff (Bildformat)
  • .txt (einfaches Textformat)
  • .rtf (Textformat mit Formatierung)
  • .docx (Microsoft Word)
  • .xlsx (Microsoft Excel)
  • .odt (OpenDocument Text)
  • .ods (OpenDokument Tabellenkalkulation)
  • .xml (strukturierte Daten in Form einer Textdatei)
  • .hl7 (Standard für Datenaustausch im Gesundheitswesen)

Bitte beachten Sie, dass das Bildformat .png nicht gespeichert und verarbeitet werden kann.

Wie kann ich eigene Dokumente mit meiner Arztpraxis oder dem Krankenhaus teilen?

Um Ihre eigenen Dokumente teilen zu können, müssen diese in Ihrer ePA gespeichert sein.

Damit Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus darauf zugreifen kann, müssen Sie jeweils eine Berechtigung dafür erteilen. Durch diese Berechtigung haben Ihre Praxis und/oder das Krankenhaus die Möglichkeit, auf alle von Ihnen eingestellten Daten zuzugreifen.

Alle Berechtigungen gelten jeweils für einen bestimmten Zeitraum. Sie können eine Berechtigung jederzeit entziehen und neu vergeben. Dazu müssen Sie Ihre Arztpraxis oder Ihr Krankenhaus neu hinzufügen.

Wie erkenne ich, dass neue Daten in meiner Patientenakte vorhanden sind?

Wenn Sie von einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus neue Daten erhalten haben, werden Sie in smarthealth benachrichtigt. Dafür muss diese Funktion aktiviert worden sein.

Da die Standardsortierung der Daten und Dokumente innerhalb der ePA chronologisch erfolgt, werden neue Dokumente beim Öffnen der ePA immer oben angezeigt.

Wie kann ich vergebene Berechtigungen für den Zugriff auf meine Patientenakte entziehen?

Unabhängig vom definierten Zeitraum der Berechtigung, können Sie eine Berechtigung jederzeit wieder entziehen. Die betreffende Praxis oder das Krankenhaus hat dann keinen Zugriff mehr auf Ihre ePA.

Um den Zugriff wieder zu gewähren, müssen Sie dafür eine neue Berechtigung vergeben. Dazu müssen Sie Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus erneut hinzufügen.

Können Daten und Dokumente in der Patientenakte gelöscht werden?

Sie können alle Daten und Dokumente in Ihrer ePA löschen. Einzelne Dokumente können Sie in der Detail-Ansicht löschen. Für mehrere Dokumente empfiehlt sich die „Auswählen“-Funktion in der Übersicht, über die Sie mehrere Dokumente markieren und löschen können.

Auch Ihre Arztpraxis und das Krankenhaus können In Ihrer ePA löschen, etwa wenn ein Dokument aktualisiert werden muss. Allerdings betrifft das nur die Daten und Dokumente, die von der betreffenden Praxis oder dem Krankenhaus gespeichert wurden.

Wenn Sie ein Dokument löschen, kann es nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie lediglich verhindern wollen, dass ein Anderer darauf zugreifen kann, dann können Sie es vor dem Löschen in Ihre „Privaten Dokumente“ kopieren.

Was passiert, wenn ich eine Berechtigung entziehe?

Sie können jederzeit vergebene Berechtigungen für Ihre Arztpraxis und das Krankenhaus wieder entziehen. Je nachdem, welche Berechtigung vergeben wurde, können Sie von dieser Praxis und dem Krankenhaus dann keine Dokumente mehr erhalten. Bereits gespeicherte Daten bleiben in Ihrer ePA.

Ebenso können die Einrichtungen nicht mehr auf die Daten von anderen Arztpraxen und Krankenhäusern und/oder Daten von Ihnen selbst zugreifen.

Für eine erneute Berechtigung muss die Praxis oder das Krankenhaus wieder zu Ihrer ePA hinzugefügt werden.

Was passiert, wenn eine Berechtigung abläuft?

Sofern eine Berechtigung bereits abgelaufen ist, kann die jeweilige Arztpraxis oder das Krankenhaus nicht mehr auf die jeweiligen Daten und Dokumente in Ihrer ePA zugreifen und Ihnen auch keine neuen Daten oder Dokumente einstellen. Die Praxis oder das Krankenhaus erscheint dann auch nicht mehr in der Berechtigungsliste.

Um einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus erneut Zugriff auf Ihre ePA zu geben, müssen Sie diese wieder hinzufügen und die erforderliche Berechtigung erneut erteilen.

Dass eine Berechtigung bald ablaufen wird, können Sie in der Liste Ihrer Berechtigungen innerhalb der ePA sehen.

Wie kann ich verhindern, dass auf bestimmte Daten zugegriffen werden kann?

Um zu verhindern, dass eine Arztpraxis oder ein Krankenhaus auf Daten von anderen Praxen oder Krankenhäuser zugreifen kann, entziehen Sie die betreffende Berechtigung.

Wenn Sie verhindern wollen, dass bestimmte Dokumente von einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus gelesen werden können, kopieren Sie die betreffenden Dokumente in „Dokumente“ und löschen Sie diese anschließend in Ihrer ePA.

Sie können die auf diese Weise aus der ePA entfernten Dokumente wieder in der ePA speichern, etwa um sie erneut zu teilen. Beachten Sie: Das Dokument hat jetzt den Status „selbst gespeichert“.

Wie kann ich auf Daten und Dokumente in meiner Patientenakte zugreifen?

Alle Daten und Dokumente, die Sie selbst oder Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus in Ihrer ePA gespeichert haben, werden in Ihrer ePA als Liste angezeigt. Dabei erfolgt die Standard-Sortierung chronologisch - das zuletzt gespeicherte Dokument liegt ganz oben.

Sie können in Ihrer ePA nach Dokumenten suchen und nach bestimmten Merkmalen filtern. Um die Daten und Dokumente anzuschauen, können Sie jedes Dokument in einer Detailansicht öffnen. Dabei werden Ihnen auch alle Zusatzinformationen angezeigt. Dies sind zum Beispiel der Autor oder das Erstellungsdatum.

Bestimmte Daten, wie zum Beispiel der elektronische Medikationsplan (eMP) oder Ihre Notfalldaten, sind als reine Datensätze gespeichert, und werden als solche angezeigt.

Kann ich nach Daten und Dokumenten suchen?

Mit der Suchfunktion können Sie innerhalb der ePA nach Dokumenten suchen. Tippen Sie das Suchfeld an und geben Sie dann den gesuchten Begriff ein. Bereits ab den ersten drei Zeichen wird die Vorschlagssuche aktiviert. Dabei müssen Sie nicht den gesamten Suchbegriff eingeben - sie können aus der bereits angezeigten Menge der Suchergebnisse auswählen und gegebenenfalls durch Tippen weiter eingrenzen.

Durchsucht werden alle Daten, die zu einem Dokument gehören, wie zum Beispiel der Titel, der Autor oder die Notizen. das Dokument oder der Datensatz selber wird nicht durchsucht.

Mit Hilfe der Filterfunktion können Sie Ihre Suche eingrenzen:

  • Nach Zeitraum (Start/Ende)
  • Nach Quelle (von wem wurde das Dokument eingestellt?)

Bitte beachten Sie, dass die Suchfunktion aus technischen Gründen auf die ePA beschränkt ist. Die individuellen HEK Services können nicht durchsucht werden.

Wie kann ich erkennen, wer auf meine Daten und Dokumente in der Patientenakte Zugriff hat?

In der Dokumenten-Übersicht sowie in der Detail-Ansicht in Ihrer ePA können Sie pro Dokument erkennen, wie viele Berechtigte darauf Zugriff haben. Passen sie gegebenenfalls Ihre Berechtigungen an, um den Zugriff zu ermöglichen oder zu unterbinden.

Kann ich Dokumente aus meiner Patientenakte exportieren?

Sie können jedes Dokument aus Ihrer ePA exportieren. Diese Funktion finden Sie in der jeweiligen Detailansicht Ihrer Dokumente in Ihrer ePA. Sie können auswählen zwischen einem Export auf Ihr Smartphone, einem externen Speicherdienst oder dem Kopieren in „Dokumente“.

Wichtiger Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Daten überhaupt zählen, sollte jeder Export aus der ePA und der persönlichen Akte heraus immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, zum Beispiel soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sollten vermieden werden.

Warum erhalte ich keine Daten von meiner Praxis oder meinem Krankenhaus?

Wenn Sie keine Daten von Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus erhalten, überprüfen Sie bitte Ihre Berechtigungen. Möglicherweise ist eine Berechtigung falsch vergeben oder bereits abgelaufen. In diesem Fall müssen Sie die Praxis oder das Krankenhaus neu hinzufügen und die erforderliche Berechtigung erteilen.

Achten Sie bitte darauf, dass zwei Arten von Berechtigungen vergeben werden können. Zum einen für das Speichern von Daten und Dokumenten und dem gleichzeitigen Lesen von allen Dokumenten, die von Arztpraxen und Krankenhäusern gespeichert wurden. Zum anderen auf den Zugriff aller von Ihnen selbst gespeicherten Dokumenten.

Was sind Notfalldaten und wie kann ich Sie speichern?

Ihre ePA bietet die Möglichkeit, individuelle Notfalldaten zu speichern. Die Besonderheit dieses Datensatzes ist, dass er gleichzeitig auf Ihrer Gesundheitskarte gespeichert ist. Im Notfall haben damit Unfallmediziner und Rettungskräfte unmittelbar Zugang zu Ihren Notfalldaten.

Um die Richtigkeit dieser Angaben zu gewährleisten, können diese Daten ausschließlich durch eine Arztpraxis erstellt und geändert werden. Wenden Sie sich bitte an Ihre Arztpraxis, um diesen wichtigen Datensatz erstellen zu lassen. Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Angaben und lassen Sie ihn bei Bedarf ändern.

Wie nutze ich meinen Medikationsplan in der Patientenakte?

Falls Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus einen Medikationsplan für Sie erstellt, können Sie sich diesen Plan als elektronischen Medikationsplan (eMP) in Ihre ePA speichern lassen. Sie können anderen Arztpraxen und Krankenhäusern den Zugriff erlauben, indem Sie die entsprechenden Berechtigungen vergeben.

Der Medikationsplan wird als Datensatz gespeichert, der in dieser Form angezeigt wird, wenn sie die Detailansicht öffnen. Sie können Ihren Medikationsplan aus der ePA in die individuellen HEK Zusatzservices importieren, um die Einnahme-Erinnerung und weitere nützliche Funktionen nutzen zu können. Öffnen Sie dafür den Medikationsplaner unter Medikamente und importieren Sie ihren aktuellen Medikationsplan aus der ePA.

Warum wird ein Dokument vom Arzt als „selbst gespeichert“ angezeigt?

Wenn Sie ein Dokument von Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus, welches Sie aus der ePA exportiert und dort gelöscht haben, wieder in Ihrer ePA speichern, wird es von der ePA als ein selbst gespeichertes Dokument behandelt und verliert damit den Status „medizinisch relevant“.

Eine Arztpraxis kann nach Prüfung entscheiden, dass die Angaben richtig sind und das betreffende Dokument wieder als 'medizinisch relevant' einstufen. Ärzte mit Berechtigung auf Dokumente von Medizinern haben nun darauf Zugriff.

Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass Informationen und Angaben Ihre Richtigkeit behalten und nicht bearbeitet werden können.

Wie kann ich die Aktivitäten in meiner ePA überprüfen?

Um die Aktivitäten in Ihrer ePA nachvollziehen zu können, stehen Ihnen folgende Protokolle zur Verfügung.

Das Aktionsprotokoll gibt Auskunft über das Speichern, das Herunterladen und das Löschen von Dokumenten sowie die Vergabe, das Ändern und das Löschen von Berechtigungen. Des Weiteren werden Ihnen die Zugriffe auf die ePA und die Suche von Dokumenten und Daten angezeigt. Im erweiterten Protokoll finden Sie detaillierte Informationen zum Beispiel zu der Anzeige der Protokolle und des Zugriffs von Berechtigen auf Ihre Akte.

Das Anmeldeprotokoll gibt Auskunft über die Zeitpunkte Ihrer An- und Abmeldung in der persönlichen Akte sowie über die Art des Logins. Darüber hinaus werden alle Anmeldungen in smarthealth angezeigt, die sie außerhalb der App angemeldet haben, wie zum Beispiel beim Besuch in der Arztpraxis.

Das Datenexportprotokoll zeigt an, wann Sie ein Dokument geteilt beziehungsweise auf Ihrem mobilen Endgerät gespeichert haben. Je nachdem ob Sie ein Android oder Apple Betriebssystem nutzen, können Sie nachvollziehen, wann Sie ein Dokument aus der ePA mit einer anderen App angezeigt haben.

Protokolleinträge werden jeweils nach Ablauf eines Jahres gelöscht. Die letzten 50 Einträge bleiben auch dann bestehen, wenn diese Frist überschritten ist.

Kann ich mich zu Aktivitäten in meiner Patientenakte benachrichtigen lassen?

Sie können über „Einstellungen  Benachrichtigungen“ festlegen, ob und über welchen Zeitraum hinweg Sie über bestimmte Aktivitäten aus Ihrem Aktionsprotokoll benachrichtigt werden wollen. Sie können zwischen zwei vordefinierten und einem eigenen Zeitraum wählen.

Unter 'Berechtigungshinweise' können Sie sich zudem entscheiden, ob Sie informiert werden wollen, wer auf ein Dokument, welches Sie gerade in der ePA speichern, zu dem gegenwärtigen Zeitpunkt Zugriff hat.

Wie und wo kann ich die Art meiner Anmeldung ändern?

Sie können über „Einstellungen Anmeldung“ festlegen, ob Sie sich mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App (AL.VI) oder mit Ihrer Gesundheitskarte (Ihr Smartphone muss dafür NFC-fähig sein) in smarthealth anmelden wollen.

Für eine Anmeldung mit AL.VI (Alternative Versicherungs-Identität) muss Ihre Identität von der HEK überprüft worden sein. Anschließend können Sie sich einfach und sicher mit Ihren Login-Daten anmelden.

Wie kann ich die PIN meiner Gesundheitskarte ändern?

Sie können über die Einstellungen der ePA die PIN Ihrer Gesundheitskarte ändern. Für diese Änderung benötigen Sie Ihre Karte, die Sie für die Bestätigung an Ihr Smartphone halten müssen. Ihr Smartphone muss dafür NFC-fähig sein.

Nutzung der individuellen HEK Services in smarthealth

Welche Daten können in den individuellen HEK Services gespeichert werden?

In smarthealth können Sie in den individuellen HEK Services individuelle Gesundheitsdaten wie Medikamente, Vorsorgedaten, Arzt- und Zahnarztbesuche sowie Dokumente speichern. Durch Datenübertragung können Diagnosen, Abrechnungspositionen und abgerechnete Kosten von der HEK gespeichert werden.

Diese Informationen werden nicht in der ePA gespeichert und sind deshalb privat. Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie zunächst in Ihre ePA übertragen. Sie können auch Dokumente aus der ePA in den privaten Bereich kopieren.

Dabei werden alle Informationen strukturiert und kompatibel zu internationalem Standard gespeichert. Sämtliche Informationen und Daten, die in den individuellen Services gespeichert sind, können gelöscht werden. Manuell eingetragene Daten einzeln, automatisch eingespielte Daten als Datentopf. Von Ihnen selbst eingegebene Daten können nachträglich auch verändert werden.

Wie kann ich Daten selbst erfassen und speichern?

Sie können selbst unterschiedliche Arten von Gesundheitsdaten erfassen. Dabei werden die jeweiligen Daten über das Gerät eingegeben und anschließend verschlüsselt gespeichert.

Um Daten einzugeben oder Dokumente zu speichern, nutzen Sie den zentralen Hinzufügen-Button. Sie können im Menü auswählen, was sie hinzufügen möchten. Alle Funktionen der individuellen HEK Services sind privat. Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie in Ihrer ePA speichern oder dahin überführen.

Dokumente können vom Gerät selber oder individuell verfügbaren Cloud-Diensten in die ePA-Zusatzfunktionen überführt werden. Selbst erfasste Daten können Sie nachträglich verändern oder löschen.

Kann ich über smarthealth Daten beziehen?

Neben der ePA und der damit verbundenen Nutzung der Telematikinfrastruktur bieten die individuellen Services der HEK weitere Möglichkeiten, Daten zu beziehen. So können zum Beispiel Abrechnungsdaten von der HEK übertragen werden sowie Entlassbriefe von Krankenhäusern.

Übertragene Daten können nicht verändert werden, da sie sonst ihre Gültigkeit verlieren. Bei Bedarf können Sie diese Daten wieder aus smarthealth löschen. .

Wo und wie werden die Daten in smarthealth gespeichert?

Alle Daten für die ePA-Zusatzfunktionen werden verschlüsselt auf zentralen, zertifizierten Servern in Deutschland abgelegt. Nur über smarthealth der HEK Service-App haben Sie Zugriff auf Ihre Daten. Dabei werden die Daten durch Ihren individuellen Sicherheitsschlüssel entschlüsselt.

Diese Informationen werden nicht in der ePA gespeichert und sind deshalb privat. Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie zunächst in Ihre ePA kopieren.

Kann ich meine Daten aus smarthealth exportieren?

Einzelne Daten und Dokumente können aus den individuellen Services in smarthealth heraus exportiert werden. Dies geschieht über die reguläre Teilen-Funktion des jeweiligen Betriebssystems.

Zusätzlich können alle Daten und Informationen gesamtheitlich exportiert werden. Der Export der gesamten Gesundheitsdaten kann lokal auf dem Smartphone erfolgen oder an unterschiedlichen Speicherorten, je nach Betriebssystem und individueller Konfiguration.

Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Daten überhaupt zählen, sollte jeder Export aus smarthealth immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, wie soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sollten vermieden werden.

Warum sehe ich meinen letzten Arztbesuch nicht?

Bei den gesetzlichen Krankenkassen (GKV) bestehen zeitlich festgelegte Abrechnungsprozesse mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). Deshalb liegen Abrechnungsdaten für Gesundheitsleistungen erst nach sechs bis neun Monaten bei der HEK vor. Die Daten in den individuellen HEK Services können erst zu diesem Zeitpunkt aktualisiert werden.

Nutzung von Services in den individuellen HEK Services

Was sind Services und wie funktionieren sie?

Zusätzlich zum Speichern von Gesundheitsdaten können Sie Services aktivieren, die Ihnen auf Basis Ihrer gespeicherten Gesundheitsdaten spezifische Hinweise geben oder weiterführende Informationen bereitstellen. Daneben können Sie Services nutzen, die es Ihnen ermöglichen, Daten von Dritten zu übernehmen und zu speichern.

Für die Nutzung von Services wird jeweils die Einwilligung für die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten benötigt. Sie können alle Services jederzeit deaktivieren und damit der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.

Wie aktiviere ich Services?

Services werden bei erstmaliger Nutzung aktiviert. Dabei wird für die zusätzliche Speicherung und Verarbeitung von Daten eine Einwilligung eingeholt, welche für die Laufzeit des Services Gültigkeit hat und erst mit Deaktivierung widerrufen wird. Abweichungen gibt es bei der manuellen Datenübertragung von Dritten. Hier kommt es aufgrund technischer Gegebenheiten dazu, dass der Service nur eine einmalige Datenübertragung ermöglicht und sich die Einwilligung entsprechend nur darauf bezieht.

Wie kann ich Services deaktivieren?

Alle Services werden direkt am Service selber deaktiviert. Eine Ausnahme bilden die Services zur manuellen Datenübertragung. Da sie nur für einen einmaligen Abruf vorgesehen sind, ist ein separates Deaktivieren nicht notwendig.

Welche Daten werden für Services verarbeitet?

Neben Ihren Gesundheitsdaten können für bestimmte Services wie Impfstatus oder Vorsorgestatus weitere Daten erforderlich sein, um den Service zu aktivieren. Dazu gehören Ihr Geburtsdatum und Ihr Geschlecht. Diese zusätzlichen Daten werden bei Aktivierung des jeweiligen Services entweder von der HEK übertragen oder von Ihnen selbst eingegeben und so gespeichert, dass auch weitere Services bei Bedarf darauf zugreifen können.

Diese zusätzlichen Daten werden nur so lange gespeichert, bis der entsprechende Service deaktiviert wird. Im Falle einer erneuten Aktivierung werden diese Daten wieder benötigt.

Wie nutze ich den Impfstatus?

Der Service „Impfstatus“ liefert Ihnen einen individuellen Status zu Ihrem persönlichen Impfschutz. Dafür werden alle vorhandenen Impfdaten mit den Empfehlungen der Ständigen Impfkommission (STIKO) abgeglichen. Zusätzlich werden dafür Geburtsdatum und Geschlecht benötigt.

Der Status wird nicht dauerhaft gespeichert, sondern bei jedem Aufruf erneut ermittelt, um auch neue Daten zu berücksichtigen. Bei Deaktivierung des Services werden alle nicht mehr benötigten Daten, wie Geburtsdatum und Geschlecht, gelöscht, wenn nicht ein weiterer aktiver Service diese Daten benötigt.

Dieser Service ersetzt keinen Arztbesuch, sondern gibt Ihnen lediglich Hinweise. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Arzt über Ihren Impfschutz. Es können nur die Daten ausgewertet werden, die in smarthealth vorhanden sind. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Impfdaten vollständig sind.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis die HEK die Daten an smarthealth übertragen kann.

Wie nutze ich den Vorsorgestatus?

Der Service „Vorsorge“ ermöglicht es Ihnen, Ihre bisherigen Vorsorgeuntersuchungen und persönliche Vorsorgeempfehlungen im Überblick zu behalten. Sie können manuell Termine eintragen und Vorsorgedaten von der HEK importieren.

Basierend auf Ihrem Alter und ihrem Geschlecht werden Ihnen die gesetzlichen Vorsorge- und Früherkennungs-Untersuchungen angezeigt. Der Vorsorge-Service kann aufgrund der Abrechnungsdaten der HEK und Ihrer selbst eingetragenen Termine erkennen, bei welchen Vorsorgeuntersuchungen Sie bereits waren und welche Sie noch nicht wahrgenommen haben.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis die Daten on der HEK übertragen werden können.

Wie nutze ich den Medikationsplaner?

Der Service „Medikationsplan“ erlaubt Ihnen die Speicherung, die Einnahmeerinnerung und das Nachverfolgen Ihrer Medikamenten-Einnahme. Dazu kann ein Medikationsplan über einen QR-Code eingescannt oder ein von einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus in Ihre ePA gespeicherter Plan übernommen werden.

Sobald ein Medikationsplan in den Medikationsplaner übernommen wurde, erscheinen die Medikamente in Form der Einnahme-Abfolge 'morgens-mittags-abends-nachts'. Sie können Sich an die Einnahme der Medikamente erinnern lassen. Die jeweiligen Zeiten können individuell eingestellt werden.

Hinweis: Wenn Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus für bestimmte Medikamente abweichende Einnahmezeiten verordnet hat, so achten Sie bitte unbedingt selbst darauf, diese Medikamente richtig einzunehmen. Die Einnahmeerinnerung kann besondere Einnahmezeitpunkte nicht berücksichtigen.

Bei aktivierter Einnahmeerinnerung können Sie die Einnahme Ihrer Medikamente protokollieren. Bitte beachten Sie, dass das Einnahmeprotokoll mit Löschung des Medikationsplans auch gelöscht wird.

Der Medikationsplan wird gleichzeitig als Dokument in smarthealth gespeichert und kann jederzeit aufgerufen, geteilt und exportiert werden.

Wie nutze ich das Arztverzeichnis?

Auf Basis der Abrechnungsdaten, die Sie von der HEK übertragen lassen können, bietet Ihnen der Service „Arztverzeichnis“ einen Überblick über Ihre behandelnden und an Ihrer Behandlung beteiligten Arztpraxen der letzten vier Jahre. Zudem werden Ihnen je nach Arztpraxis erweiterte Informationen, wie zum Beispiel Kontaktdaten, bereitgestellt. Das Arztverzeichnis muss manuell aktualisiert werden, wenn Sie neue Abrechnungsdaten von der HEK erhalten haben.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis die Daten von der HEK an smarthealth übertragen werden können.

Wie importiere ich Daten von meiner Versicherung?

Sie können Daten entweder manuell per Einzelabruf oder im sogenannten Abo-Verfahren in smarthealth übertragen lassen.

Im Einzelabruf werden die jeweils verfügbaren Daten übertragen und mit den bereits vorhandenen Daten abgeglichen, sodass nur die neuen Daten gespeichert werden. Im Abonnement wird dieser Vorgang regelmäßig automatisiert durchgeführt, sodass Sie immer die aktuell verfügbaren Daten haben. Im Gegensatz zum Einzelabruf muss der Abo-Service deaktiviert werden, sofern Sie die Daten der HEK nicht mehr in den individuellen HEK Services speichern wollen.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis die Daten von der HEK übertragen werden können.

Wie nutze ich den Service "Datenaustausch mit Arzt"?

Mit dem Service „Datenaustausch mit Arzt“ können Sie elektronische Dokumente, zum Beispiel eArztbriefe mit Befunden, Diagnosen und Medikationen von Ihrer Arztpraxis erhalten.
Dafür wird die Schnittstelle KV-Connect des Dienstleisters KV Telematik genutzt. Wenn Sie diesen Service aktivieren, wird für Sie einmalig eine spezifische KV-Connect-Adresse erstellt. Darüber können Sie Daten verschlüsselt in Ihrer ePA empfangen.

Damit Dritte keinen Zugriff auf gesendete Daten haben, benötigt der Arzt Ihre KV-Connect-Adresse. Dafür wird ein QR-Code generiert, der Ihre persönliche KV-Connect-Adresse enthält. Ihr Arzt braucht nun nur noch den QR-Code scannen und kann Ihnen ab sofort eArztbriefe sicher zustellen. Sollte Ihr Arzt keine Möglichkeit haben, den Code zu scannen, können Sie ihm Ihre KV-Connect-Adresse auch anders mitteilen. Ihre KV-Connect-Adresse finden Sie direkt unter dem QR-Code.

Wenn Sie den Service deaktivieren, wird Ihre KV-Connect-Adresse inaktiv gesetzt, sodass keine Daten mehr an diese Adresse verschickt werden können. Bitte beachten Sie, dass bei Deaktivierung des Services alle empfangenen eArztbriefe gelöscht werden.

Für die Nutzung dieses Services muss Ihr Arzt an die KV Telematik angeschlossen sein. Gegenwärtig sind deutschlandweit zirka 12.000 Arztpraxen registriert. Ob Arztpraxen den KV-Connect-Dienst anbieten, können Sie direkt in den jeweiligen Arztpraxen erfragen. Darauf hat die HEK keinen Einfluss.

Wie nutze ich den Service "Datenaustausch mit Krankenhaus"?

Über den Service „Datenaustausch mit Krankenhäusern“ können Sie bei einem Krankenhausaufenthalt Ihren Entlassbrief direkt vom Krankenhaus in Ihre ePA übertragen lassen. Der Entlassbrief enthält alle wichtigen Informationen für Ihre Anschlussversorgung nach einem Krankenhausaufenthalt. Dazu gehören Diagnosen, Medikamente und Ansprechpartner. Für diesen Service ist Ihre Versichertennummer erforderlich.

Datenschutz und Sicherheit

Welche Nutzungsdaten werden über mich gespeichert?

Für die Bereitstellung und Nutzung von smarthealth werden bestimmte Nutzungsdaten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Das ist notwendig, um die eindeutige Zuordnung und den sicheren und dauerhaften Zugriff auf smarthealth zu gewährleisten. Zudem sieht der Gesetzgeber vor, dass bestimmte Daten erhoben und über einen längeren Zeitraum gespeichert werden.

Smarthealth wird nach der Freischaltung innerhalb der HEK Service-App aktiviert. Dabei werden die technische Referenznummer und die Kundennummer für das Anlegen des Nutzerkontos gespeichert.

Während der Nutzung von smarthealth werden bestimmte Daten erzeugt und gespeichert. Dazu gehören abgegebene Einwilligungen und Widerrufe; etwa für die Nutzung von Services, oder auch sogenannte Protokolldaten, in denen zum Beispiel Login-Zeitpunkte und Daten-Transfers festgehalten werden.

Die automatisch gespeicherten Daten können innerhalb der App aufgerufen oder bei der HEK angefordert werden.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Wer kann meine Daten sehen?

Grundsätzlich können nur Sie Ihre Daten sehen.

Da Sie jedoch die Möglichkeit haben, im Bereich Ihrer ePA Arztpraxen und Krankenhäuser für den Zugriff auf Ihre Dokumente zu berechtigen, sind diese Personenkreise dann ebenfalls in der Lage, die von Ihnen geteilte Daten zu sehen.

Um Daten von Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu empfangen, müssen Sie diese berechtigen, auf Ihre ePA zugreifen zu dürfen.

Daten und Transportwege in der persönlichen Akte sind individuell Ende-zu-Ende verschlüsselt. Das bedeutet, dass niemand außer Ihnen selbst seine Daten entschlüsseln kann. Dadurch ist auch nur der Versicherte selbst in der Lage, seine Daten zu sehen.

Was ist der Sicherheitsschlüssel?

Der Sicherheitsschlüssel wird für die Neuinstallation der App benötigt, zum Beispiel bei einem Gerätewechsel. Der Sicherheitsschlüssel muss eingegeben werden, damit sowohl Ver- als auch Entschlüsselung wieder funktionieren. Nur auf diese Weise, können die in den ePA-Zusatzservices verschlüsselt gespeicherten Daten, wieder angezeigt werden. Kann der Sicherheitsschlüssel nicht eingegeben werden (zum Beispiel bei Verlust), können die Daten nicht entschlüsselt werden.

Hinweis: Der Sicherheitsschlüssel ist einmalig. Die Wiederherstellung der Sicherheitsinformationen ist nur mit ihm möglich. Deshalb sollte dieser Schlüssel, der sowohl als Text als auch in Form eines QR-Codes erzeugt wird, sorgfältig aufbewahrt werden; idealerweise unabhängig vom Smartphone selbst. Aus Sicherheitsgründen gibt es keine Option zur Wiederherstellung des Schlüssels. Während der Nutzung von smarthealth können Sie sich Ihren Sicherheitsschlüssel unter Einstellungen anzeigen lassen und speichern.

Welche Rechte können wahrgenommen werden?

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Ihnen zustehenden Rechte wahrzunehmen. Dazu gehören:

  • Auskunft zu den in smarthealth verarbeiteten Daten
  • Berichtigung unrichtiger Daten,
  • Löschung von Daten,
  • Einschränkung der Verarbeitung von Daten sowie
  • Export und Übertragung der Daten (sofern technisch machbar).

Zur Ausübung der Rechte, können die jeweils in der ePA und in den ePA-Zusatzfunktionen vorgesehenen Funktionen genutzt werden. Während Sie alle Daten zu den ePA-Zusatzfunktionen über den in der persönlichen Akte angebotenen Daten-Export beziehen können, müssen Sie die Nutzungsdaten zu Ihrer ePA von der HEK anfordern. Detaillierte Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.