Frequently Asked Questions (FAQ)

Die persönliche Gesundheitsakte (smarthealth) umfasst die elektronische Patientenakte (ePA) und die individuellen HEK-Services. Die ePA dient als sicherer digitaler Speicher, mit dem Sie und Ihre Ärzte schnell und unkompliziert wichtige Gesundheitsdaten austauschen können.

Zudem ist die Patientenakte das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und basiert auf der technischen Vernetzung durch die Telematikinfrastruktur. Ziel der persönlichen Gesundheitsakte ist es, Gesundheitsdaten an einem Ort zu verwalten und darüber hinaus weitere Services, wie zum Beispiel Impf- und Vorsorgehinweise und eine Dokumenten-Verwaltung zu nutzen. Kern der persönlichen Gesundheitsakte ist die zentral ab 2021 in Deutschland eingeführte elektronische Patientenakte (ePA), welche den Versicherten von allen Gesetzlichen Krankenkassen (GKV) ab dem 1. Januar angeboten wird. 

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) regelt, welche Informationen über einen Patienten in der ePA gespeichert werden können:

• Befunde
• Diagnosen
• Therapiemaßnahmen
• Behandlungsberichte
• Impfungen

Hierdurch wird eine fall- und einrichtungsübergreifende Dokumentation ermöglicht. Der Notfall-Datensatz, der elektronische Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe werden durch die ePA unterstützt.

Zusammen mit den individuellen HEK-Services, wie beispielsweise die Impf- und Vorsorgehinweise, dient smarthealth der Verwaltung und dem Austausch von Gesundheitsdaten an einem zentralen Ort.

Die persönliche Gesundheitsakte (smarthealth) ist über die HEK Service-App für die Betriebssysteme Android und iOS verfügbar.

Um sich die App auf das Smartphone zu laden, benötigen Sie ein geeignetes Smartphone sowie einen Zugang zum App Store von Apple (iOS) oder zum Play Store von Google (Android). Nach Download und Installation ist es erforderlich sich für die Nutzung der App zu registrieren. Für die kostenfreie Nutzung Ihrer persönlichen Gesundheitsakte und damit der ePA ist es Voraussetzung, bei uns versichert zu sein. 

Die Nutzung der persönlichen Gesundheitsakte ist freiwillig und wird Ihnen von der HEK kostenfrei zur Verfügung gestellt. Sie können die Akte über die App oder über uns jederzeit kündigen.

Die ePA ohne individuelle HEK Zusatzservices kann ohne Smartphone genutzt werden. Dazu ist eine Freischaltung durch uns notwendig. Die Aktivierung und Nutzung der ePA ist in diesem Fall in Ihrer ärztlichen Praxis oder in Ihrem Krankenhaus sowie über den sogenannten „Desktop Client“ möglich. Dafür ist Ihre Gesundheitskarte sowie die zugehörige PIN erforderlich.

Zunächst sind die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung der HEK zu akzeptieren. Danach stimmen Sie der Stammdatenübertragung zu, sodass Ihre persönliche Gesundheitsakte erzeugt werden kann. Nächster Schritt ist der Vertragsabschluss mit der HEK und die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten. 

Die folgenden Schritte dienen der Sicherheit Ihrer Aktennutzung. Um einen individuellen Sicherheitsschlüssel (Code) zu erstellen, muss ein Zufallswert generiert werden. Dieser Zufallswert ist die Basis für die Schlüsselgenerierung für Ihre ePA. Dazu werden Ihnen zwei Optionen angeboten:

• Bewegung des Smartphones oder
• Erzeugung von Geräuschen (zum Beispiel durch Sprache)

Nun wird Ihr individueller Sicherheitsschlüssel für die ePA-Zusatzfunktionen erstellt. Bitte speichern Sie diesen sicher, am besten außerhalb Ihres Smartphones, da Sie ihn benötigen, wenn Sie das Gerät wechseln oder die App neu installieren möchten. Mit dem Sicherheitsschlüssel werden all Ihre Daten in den ePA-Zusatzfunktionen verschlüsselt hinterlegt.

Schließlich müssen Sie Ihre bevorzugte Login-Variante wählen. Sie können sich mit Ihrer Versichertenkarte (eGK) und Ihrer PIN anmelden oder mit den Login-Daten Ihrer Service-App. Bei der Anmeldung mit der eGK muss diese bei jedem Login an das Smartphone gehalten werden. Dafür wird eine Versichertenkarte mit NFC-Funktion benötigt sowie Ihre persönliche PIN.

Für den zusätzlichen Sicherheitsfaktor der Gerätebindung müssen Sie am Ende Ihr Gerät bestätigen. Hierfür erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link. Nach Bestätigung der Gerätebindung gelangen Sie wieder in die Service-App. Damit ist die Registrierung abgeschlossen.

Die Anmeldung erfolgt ganz bequem und automatisch mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App. Dafür wird eine sogenannte alternative Versichertenidentität (al.vi) genutzt. Diese al.vi wird automatisch für Sie angelegt, sobald Sie diese Login-Methode auswählen. Dafür muss Ihre Identität von der HEK überprüft worden sein.
Es kann manchmal einige Minuten dauern, bis eine al.vi für Sie angelegt ist. Mithilfe der al.vi können Sie auch ohne Ihre eGK jederzeit einfach und sicher über Ihr Smartphone auf Ihre elektronische Patientenakte zugreifen.

Wenn Sie die Anmeldung mit Ihrer Gesundheitskarte (eGK) ausgewählt haben, werden sie bei jedem Login aufgefordert, Ihre eGK gegen das Smartphone zu halten und die dazugehörige PIN einzugeben. Für dieses Verfahren benötigen Sie eine Karte, die NFC-fähig ist. Je nach Smartphone muss die Karte an eine bestimmte Stelle des Smartphones gehalten werden, bitte probieren Sie es an verschiedenen Stellen aus, falls es beim ersten Mal nicht klappt. 

Sie können sich aber auch ganz bequem automatisch mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App einloggen. Die Login-Methode können Sie jederzeit in den Einstellungen ändern.

Sie können über die Einstellungen der ePA die PIN Ihrer Gesundheitskarte ändern. Für diese Änderung benötigen Sie Ihre Karte, die für die Bestätigung an Ihr Smartphone zu halten ist. Ihr Smartphone muss dafür NFC-fähig sein.

Sie können über „Einstellungen > Patientenakte (ePA) > Anmeldung“ festlegen, ob Sie sich mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App (Alternative Versicherungs-Identität (al.vi.)) oder mit Ihrer Gesundheitskarte und PIN in smarthealth anmelden.

Für eine Anmeldung mit al.vi. ist eine Identifizierung über unseren Partner Nect Wallet per eID-Verfahren (Online-Ausweisfunktion) erforderlich. Anschließend können Sie sich einfach und sicher mit Ihren Login-Daten anmelden.

Für Sie ist die Nutzung der ePA kostenfrei. Wir stellen Ihnen smarthealth inklusive der ePA und den individuellen HEK Services kostenfrei zur Verfügung.

Bei Problemen mit der Registrierung oder der Nutzung Ihrer persönlichen Gesundheitsakte rufen Sie uns gern unter 0800 0213213 (kostenfrei) an. 
HEK - Hanseatische Krankenkasse
Wandsbeker Zollstraße 86 - 90
22041 Hamburg

E-Mail: kontakt(at)hek.de

Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass der Zugang zu smarthealth nicht wie gewohnt funktioniert. Dafür kann es verschiedene Gründe geben:

Es besteht zeitweise oder dauerhaft keine Verbindung zum Internet. Das kann zum Beispiel bei Bahnfahrten auftreten oder innerhalb von Gebäuden.

• In seltenen Fällen kann es dazu kommen, dass Wartungsarbeiten durchgeführt werden müssen. Um die Einschränkungen gering zu halten, werden diese Arbeiten zu Zeiten durchgeführt, an denen wenige Nutzer auf die Funktionen zugreifen.
• In einem unwahrscheinlichen Fall kann eine technische Störung vorliegen, sodass smarthealth kurzzeitig nicht zu öffnen ist.

Sollten sicherheitsrelevante Störungen vorliegen, wird der Zugriff auf die persönliche Gesundheitsakte unmittelbar blockiert. In diesem Fall kann es sein, dass eine neue App-Version installiert werden muss, um wieder Zugriff auf smarthealth zu erlangen.

Die persönliche Gesundheitsakte wurde nach modernsten Standards entwickelt. Dies betrifft sowohl die Programmierung als auch die getroffenen Maßnahmen gegen Manipulations- oder Zugriffsversuche unberechtigter Dritter.

Um dieses hohe Maß an Sicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen auf ein paar grundlegende Dinge im Umgang mit Ihren sensiblen Gesundheitsdaten zu achten:

• Manipulieren Sie Ihr Smartphone nicht durch zum Beispiel Rooting oder Jailbreaking.
• Installieren Sie nur Apps aus dem jeweiligen Store Ihres Betriebssystems oder Herstellers.
• Nutzen Sie gegebenenfalls ein aktuelles Internet-Security- oder ein Anti-Virus-Programm.

Zusätzlich empfehlen wir, sich an gängige Standards im Umgang mit Online-Diensten zu halten. Hierzu zählen unter anderem die Verwendung von einmaligen Passwörtern in ausreichender Länge mit Sonderzeichen. Passwörter sollten niemals mit anderen Personen geteilt werden. Weitere Merkmale zur sicheren Anmeldung, wie zum Beispiel die Gesundheitskarte, sind nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben. Teilen Sie die PIN Ihrer Gesundheitskarte nicht mit Dritten.

Smarthealth ist ein besonders abgesicherter Baustein innerhalb der HEK Service-App. Die Service-App und smarthealth werden unabhängig voneinander entwickelt, daher besitzen sie auch unterschiedliche Versionsnummern.

Die Version von smarthealth finden Sie in den Einstellungen unterhalb des Menüs. Diese ist wichtig, wenn Sie Hilfe vom Support benötigen. Die Versionsnummer der HEK Service-App finden Sie sowohl innerhalb der Service-App unter „Mehr“ oder auf der entsprechenden Seite im App Store oder im Google Play Store.

Bei der Erstanmeldung auf dem neuen Gerät werden Sie aufgefordert die Freischaltung des neuen Geräts zu bestätigen. Dazu erhalten Sie eine E-Mail an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

Für die individuellen HEK Services geben Sie bei einem Smartphone-Wechsel Ihren persönlichen Sicherheitsschlüssel ein, den Sie bei der Registrierung generiert haben. Das ist zwingend notwendig, damit auch diese Daten auf Ihrem neuen Smartphone wieder entschlüsselt und angezeigt werden können. Sie finden Ihren Sicherheitsschlüssel unter „Einstellungen“ > „Persönliche Daten“ > „Schlüssel speichern“. Hinweis: Den Sicherheitsschlüssel müssen Sie unbedingt vor Identifizierung auf einem neuen Gerät speichern.

Wenn Sie den Sicherheitsschlüssel nicht eingeben können, weil Sie ihn beispielsweise verloren haben, dann gehen Ihre bisher gespeicherten Daten verloren. Aus Sicherheitsgründen gibt es keine Option zur Wiederherstellung des Schlüssels. Speichern Sie ihn daher unbedingt sicher und außerhalb Ihres Smartphones. Während der Nutzung von smarthealth können Sie sich Ihren persönlichen Sicherheitsschlüssel unter „Einstellungen“ anzeigen lassen und erneut speichern.

Derzeit ist die Nutzung der persönlichen Gesundheitsakte nur auf einem Smartphone möglich. Sie können Ihre ePA ebenfalls auf einem Computer mit der Desktop-App „HEK smarthealth“ nutzen. 

Die HEK Service-App und damit auch smarthealth wird regelmäßig aktualisiert. Um die Aktualisierungen zu installieren besuchen Sie bitte den App Store oder den Google Play Store.
Bei jeder Aktualisierung der App werden Informationen zu den Änderungen und den neuen Funktionen bereitgestellt. Nehmen Sie sich vor dem Update einen Augenblick Zeit, um sich diese Informationen durchzulesen. Im Versionsverlauf können Sie die Informationen auch rückwirkend nachlesen.

Sie können smarthealth jederzeit ohne Angaben von Gründen kündigen. Unter „Einstellungen“ und „Vertrag“ finden Sie die entsprechenden Optionen zur Kündigung und zum Widerruf.

Die Kündigung beinhaltet eine Kündigungsfrist von 14 Tagen. Innerhalb dieser Frist können Sie Ihre Kündigung durch Widerruf aufheben. Nach Ablauf der Frist werden alle Ihre Gesundheitsdaten in smarthealth gelöscht und das Konto wird geschlossen. 

Neben der Kündigung können Sie die bei der Registrierung abgegebene Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen. Dieser Widerruf hat eine sofortige Löschung aller Ihrer Gesundheitsdaten zur Folge und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Konto wird unmittelbar geschlossen.

Sowohl bei der Kündigung als auch beim Widerruf Ihrer Einwilligung ist es möglich Ihre Gesundheitsdaten zu exportieren. Die Dokumente, die in der ePA liegen, können aufgrund der Sicherheitsmechanismen daraus nur einzeln exportiert werden und auf Ihrem Smartphone gespeichert werden. Um einen gesamtheitlichen Datenexport vorzunehmen, können Sie Ihre Dokumente vor Kündigung oder Widerruf aus der ePA in „Private Dokumente“ kopieren, um anschließend den Datenexport durchführen zu können.

Detaillierte Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und verbindet die Akteure und Institutionen des Gesundheitssystems über eine vernetzte Telematikinfrastruktur. Behandelnde Ärzte können Arztbriefe, Befunde oder Therapiemaßnahmen einstellen und Sie können eigene Aufzeichnungen speichern. Die Dokumente können Sie bei Bedarf Ihrer Arztpraxis sicher zur Verfügung stellen. Hierdurch ist eine fall- und einrichtungsübergreifende Dokumentation möglich. Der Notfalldatensatz, der elektronische Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe werden zudem durch die ePA unterstützt. 

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Seite des Bundesministeriums für Gesundheit und der gematik. Ausführliche Informationen hat auch der GKV Spitzenverband bereitgestellt. Diese finden Sie hier.

Die ePA ist ein sicheres Aktensystem, in dem individuelle Patienten- und Gesundheitsdaten gespeichert und mit Arztpraxen, Krankenhäusern und sonstigen Leistungserbringern über die „Telematikinfrastruktur“ ausgetauscht werden können. Dazu muss die ePA von der jeweiligen Versicherung freigeschaltet und vom Versicherten aktiviert werden.

Neben der Nutzung über die HEK Service-App kann die ePA auch bei einem Leistungserbringer genutzt werden. Hier stehen jedoch die individuellen HEK Services nicht zur Verfügung.

Die ePA wird Ihnen durch die HEK bereitgestellt. Mit Ihrer Entscheidung zur Nutzung der ePA stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung der HEK zu.

Die ePA ist ein sicherer zentraler Datenspeicher, dessen Server in Deutschland stehen. Sie können in Ihrer ePA Daten von Ihren Leistungserbringern empfangen und eigene Daten speichern, um sie mit Ihrer Arztpraxis zu teilen.

Wir haben die ePA für Sie als kostenfreien Service in smarthealth integriert. Die Nutzung der ePA sowie der zusätzlichen individuellen HEK Services in smarthealth wird dadurch einfach und reibungslos für Sie gestaltet.
Arztpraxen und Krankenhäuser können ausschließlich auf Ihre ePA in smarthealth zugreifen, wenn Sie ihnen eine Berechtigung dafür erteilen. Der Zugriff auf die individuellen HEK Services in smarthealth ist nicht möglich.

Dazu müssen Sie bei Ihrer bisherigen Krankenkasse einen Aktenwechsel beantragen. Sobald der Kassenwechsel wirksam wird und die neue ePA angelegt wurde, erfolgt die Migration durch die Aktensysteme automatisch. Dabei werden die vorhandenen Dokumente, Berechtigungen und Vertreterregelungen übernommen.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Datenpaket mit den exportierten Daten Ihrer alten Krankenversicherung nach 28 Tagen gelöscht wird und Ihre ePA danach nicht mehr automatisch zu Ihrer neuen Krankenkasse übertragen wird.
Wie kann ich meine Abrechnungsdaten der HEK erhalten?

In smarthealth gibt es zwei Wege, um Abrechnungsdaten zu erhalten:

1. In den individuellen HEK Services können Sie Ihre Abrechnungsdaten strukturiert in chronologischer Reihenfolge anzeigen lassen.

•    Dazu klicken Sie auf den Hinzufügen-Button, der Ihnen unten in der Mitte angezeigt wird.
•    Wählen Sie dann den Button „Daten anfordern“ aus,
•    klicken Sie in der nächsten Auswahl „Krankenkasse“ und
•    wählen Sie die gewünschten Leistungsbereiche aus.

2. Alternativ ist es möglich Ihre Abrechnungsdaten der letzten drei Jahre von der HEK in Ihre ePA hochladen zu lassen. Nach Übertragung der Abrechnungsdaten erhalten Sie einen Überblick aller Leistungen als PDF über:

• Arzt- und Zahnarztbesuche
• Krankenhausaufenthalte
• verordnete Medikamente
• durchgeführte Impfungen

Die Datenübertragung in die ePA des Versicherten ist freiwillig. Um die Datenübertragung anzustoßen, ist von Ihnen in Ihrer ePA eine Zugriffsberechtigung für die HEK zu erteilen. Das ist unter „Patientenakte > Berechtigungen verwalten > neue Berechtigung hinzufügen“ möglich. 

Leider sind aufgrund der bestehenden Abrechnungsprozesse zwischen den Beteiligten im Gesundheitswesen nicht immer zeitnahe Abrechnungen möglich. Deshalb liegen Abrechnungsdaten für Gesundheitsleistungen erst nach sechs bis neun Monaten bei uns vor. Ihre Abrechnungsdaten in smarthealth können erst zu diesem Zeitpunkt aktualisiert werden.

Wenn Sie neue Abrechnungsdaten in den individuellen HEK Services oder neue Dokumente in Ihre elektronische Patientenakte erhalten, werden Sie in smarthealth benachrichtigt. 

Neuigkeiten und Updates sehen Sie in smarthealth, wenn Sie das Glockensymbol oben rechts anwählen. Sofern neue Benachrichtigungen vorhanden sind, erkennen Sie es an einem roten Symbol an der Glocke.

Da die Standardsortierung der Daten und Dokumente innerhalb der ePA chronologisch erfolgt, werden neue Dokumente beim Öffnen der ePA immer oben angezeigt.

Um eigene Dokumente mit einer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, ist das Dokument durch Sie in Ihrer ePA zu speichern. Dazu können Sie ein bereits in Ihren „Private Dokumente“ vorhandenes Dokument in Ihre ePA übertragen. Dazu wählen Sie das betreffende Dokument aus und nutzen die angebotene Option zum Kopieren des Dokuments in Ihre ePA. Ein neues Dokument können Sie über den zentralen Hinzufügen-Button in Ihrer ePA speichern. Dabei ist Ihre ePA als Speicherort auszuwählen (Geteiltes Dokument).

Sie, Ihre Arztpraxis und das Krankenhaus können derzeit folgende Dateitypen in Ihrer ePA speichern:

• .pdf (Adobe Portable Document Format)
• .jpg/.jpeg (Bildformat mit Komprimierung)
• .tiff (Bildformat)
• .txt (einfaches Textformat)
• .rtf (Textformat mit Formatierung)
• .docx (Microsoft Word)
• .xlsx (Microsoft Excel)
• .odt (OpenDocument Text)
• .ods (OpenDokument Tabellenkalkulation)
• .xml (strukturierte Daten in Form einer Textdatei)
• .hl7 (Standard für Datenaustausch im Gesundheitswesen)

Bitte beachten Sie, dass das Bildformat .png nicht gespeichert und verarbeitet werden kann.
Wie kann ich eigene Dokumente mit meiner Arztpraxis/Krankenhaus teilen?

Um Ihre eigenen Dokumente teilen zu können, müssen diese in Ihrer ePA gespeichert sein. Damit Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus darauf zugreifen kann, müssen Sie jeweils eine Berechtigung dafür erteilen. Durch diese Berechtigung haben Ihre Praxis und/oder das Krankenhaus die Möglichkeit, auf die von Ihnen eingestellten Dokumente in der ePA zuzugreifen. Es besteht kein Zugriff auf Unterlagen in „Private Dokumente“. 

Ein Zugriff auf Ihre ePA kann ausschließlich mit Ihrer Erlaubnis erfolgen. Das geschieht, wenn Sie für den jeweiligen Leistungserbringer Berechtigungen erteilen. 

Sie sehen die von Ihnen berechtigten Leistungserbringer in smarthealth im Reiter „Patientenakte“ unter „Berechtigungen verwalten“. Grundsätzlich können alle Arztpraxen und Krankenhäuser berechtigt werden, welche zum jeweiligen Zeitpunkt an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind. Dazu gehören niedergelassene allgemein- und fachärztliche Praxen sowie Krankenhäuser und Apotheken. Seit dem Jahr 2022 können auch Hebammen, Physiotherapeuten, Gesundheitsämter, Arbeitsmediziner, Pflegekräfte und Mitarbeitende aus Rehabilitationskliniken für den Zugriff auf die ePA berechtigt werden. Jede dieser Nutzergruppen hat hierbei unterschiedliche Rechte zum Schreiben und Lesen von Informationen in der ePA eines Versicherten.

Damit Leistungserbringer auf Daten in Ihrer ePA zugreifen oder Daten hinzufügen können, ist durch Sie eine Berechtigung zu erteilen. Sie können einen Leistungserbringer für den Zugang zu Ihrer ePA berechtigen. Vorausgesetzt die Person ist an die Telematikinfrastruktur angeschlossen. Berechtigungen können Sie mit der HEK Service-App im Bereich smarthealth unter dem Reiter „Patientenakte“ > „Berechtigungen verwalten“ erteilen. Berechtigungen werden pro Leistungserbringer erteilt, dabei ist jeweils ein vorgegebener Zeitraum auszuwählen. Dieser Zeitraum kann jederzeit angepasst werden. 

Die in der ePA befindlichen Dokumente werden mit Vertraulichkeitsstufen versehen und die Berechtigung auf bestimmte Dokumentenkategorien, medizinische Fachrichtungen oder ausgewählte Dokumente vergeben. Sie können Ihrer hausärztlichen Praxis alle Unterlagen freigeben, Ihrer zahnärztlichen Praxis wiederum nur für ihn relevante Dokumente (wie das Zahnbonusheft) und das psychotherapeutische Gutachten gänzlich für niemanden sichtbar machen.

Wenn Sie die ePA ohne mobiles Endgerät nutzen, erteilen Sie Ihre Zustimmung jeweils direkt vor Ort durch Eingabe Ihrer PIN.

Unabhängig vom definierten Zeitraum der Berechtigung können Sie eine Berechtigung jederzeit wieder entziehen. Hierfür gehen Sie in smarthealth, wählen den Reiter „Patientenakte“ und gehen auf „Berechtigungen verwalten“. Wählen Sie die entsprechende Arztpraxis oder Krankenhaus aus und klicken Sie auf „Alle Berechtigungen entziehen“. 

Die betreffende Praxis oder das Krankenhaus hat mit sofortiger Wirkung keinen Zugriff mehr auf Ihre ePA. Die Praxis oder das Krankenhaus kann Ihnen keine Dokumente mehr einstellen, bereits gespeicherte Dokumente bleiben in Ihrer ePA.

Um den Zugriff wieder zu gewähren, müssen Sie dafür eine neue Berechtigung vergeben. Dazu müssen Sie Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus erneut hinzufügen.

Sofern eine Berechtigung bereits abgelaufen ist, kann die jeweilige Arztpraxis oder das Krankenhaus nicht mehr auf die jeweiligen Daten und Dokumente in Ihrer ePA zugreifen und Ihnen auch keine neuen Daten oder Dokumente einstellen. Die Praxis oder das Krankenhaus erscheint dann auch nicht mehr in der Berechtigungsliste.

Um einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus erneut Zugriff auf Ihre ePA zu geben, müssen Sie diese wieder hinzufügen und die erforderliche Berechtigung erneut erteilen. Dass eine Berechtigung bald ablaufen wird, können Sie in der Liste Ihrer Berechtigungen innerhalb der ePA sehen.

Wenn Sie bereits Leistungserbringern eine Berechtigung auf Ihre ePA erteilt haben, erscheinen diese in alphabetischer Reihenfolge im Bereich „Berechtigungen verwalten“. In der Übersicht können Sie erkennen, ob und für welchen Leistungserbringer eine Berechtigung vorliegt, für welchen Zugriff Sie ihn berechtigt haben und wie lange die Berechtigung gilt.

In der Dokumenten-Übersicht sowie in der Detail-Ansicht in Ihrer ePA können Sie pro Dokument erkennen, wie viele Berechtigte darauf Zugriff haben. Passen sie gegebenenfalls Ihre Berechtigungen an, um den Zugriff zu ermöglichen oder zu unterbinden.

Damit Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus Ihnen Daten übermitteln kann, müssen Sie eine Berechtigung dafür erteilen. Durch diese Berechtigung hat die Praxis oder das Krankenhaus gleichzeitig die Möglichkeit, auf gespeicherte Dokumente zuzugreifen, die eine andere Arztpraxis oder ein Krankenhaus in Ihre ePA eingestellt hat.

Alle Berechtigungen gelten jeweils für einen bestimmten Zeitraum. Sie können eine Berechtigung jederzeit entziehen und neu vergeben. Dazu müssen Sie Ihre Arztpraxis oder Ihr Krankenhaus neu hinzufügen.

Sogenannte Medizinische Informationsobjekte (MIO’s) dienen dazu medizinische Daten zu dokumentieren. Diese werden standardisiert, also nach einem festgelegten Format in der ePA gespeichert. Folgende MIO’s können von Ihren Leistungserbringern eingestellt werden.

• MIO Impfpass
• MIO Mutterpass
• MIO Kinderuntersuchungsheft
• MIO Zahnbonusheft

Ihre ePA bietet die Möglichkeit, individuelle Notfalldaten zu speichern. Die Besonderheit dieses Datensatzes ist, dass er gleichzeitig auf Ihrer Gesundheitskarte gespeichert ist. Im Notfall haben damit Unfallmediziner und Rettungskräfte unmittelbar Zugang zu Ihren Notfalldaten.

Um die Richtigkeit dieser Angaben zu gewährleisten, können diese Daten ausschließlich durch eine Arztpraxis erstellt und geändert werden. Wenden Sie sich bitte an Ihre Arztpraxis, um diesen wichtigen Datensatz erstellen zu lassen. Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Angaben und lassen Sie ihn bei Bedarf ändern.

Wenn Sie keine Daten von Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus erhalten, überprüfen Sie bitte Ihre Berechtigungen. Möglicherweise ist eine Berechtigung falsch vergeben oder bereits abgelaufen. In diesem Fall müssen Sie die Arztpraxis oder das Krankenhaus neu hinzufügen und die erforderliche Berechtigung erteilen.

Achten Sie bitte darauf, dass zwei Arten von Berechtigungen vergeben werden können. Zum einen für das Speichern und Lesen von den Dokumenten, die von Arztpraxen und Krankenhäusern gespeichert wurden. Zum anderen auf den Zugriff aller von Ihnen selbst in der ePA gespeicherten Dokumenten.

Um zu verhindern, dass eine Arztpraxis oder ein Krankenhaus auf Daten von anderen Praxen oder Krankenhäuser zugreifen kann, entziehen Sie die betreffende Berechtigung.
Wenn Sie verhindern wollen, dass bestimmte Dokumente von einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus gelesen werden können, kopieren Sie die betreffenden Unterlagen in „Private Dokumente“ und löschen Sie diese anschließend in Ihrer ePA.

Sie können die auf diese Weise aus der ePA entfernten Dokumente wieder in der ePA speichern, etwa um sie erneut zu teilen. Beachten Sie: Das Dokument hat jetzt den Status „selbst gespeichert“.

Wenn Sie ein Dokument von Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus, welches Sie aus der ePA exportiert und dort gelöscht haben, wieder in Ihrer ePA speichern, wird es von der ePA als ein selbst gespeichertes Dokument behandelt und verliert damit den Status „medizinisch relevant“.
Eine Arztpraxis kann nach Prüfung entscheiden, dass die Angaben richtig sind und das betreffende Dokument wieder als 'medizinisch relevant' einstufen. Ärzte mit Berechtigung auf Dokumente von Medizinern haben nun darauf Zugriff. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass Informationen und Angaben Ihre Richtigkeit behalten und nicht bearbeitet werden können.

Alle Daten und Dokumente, die Sie selbst, Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus in Ihrer ePA gespeichert haben, werden als Liste angezeigt. Dabei erfolgt die Sortierung chronologisch - das zuletzt gespeicherte Dokument liegt ganz oben. 

Sie können in Ihrer ePA nach Dokumenten suchen und nach bestimmten Merkmalen filtern. Tippen Sie das Suchfeld an und geben Sie dann den gesuchten Begriff ein. Durchsucht werden alle Daten, die zu einem Dokument gehören, wie zum Beispiel der Titel, der Autor oder die Notizen. Das Dokument oder der Datensatz selber wird nicht durchsucht. Mithilfe der Filterfunktion können Sie Ihre Suche eingrenzen. Dies geht sowohl nach Zeitraum oder von wem das Dokument eingestellt wurde. Bitte beachten Sie, dass die Suchfunktion aus technischen Gründen auf die ePA beschränkt ist. Die individuellen HEK Services können nicht durchsucht werden.

Um die Daten und Dokumente anzuschauen, können Sie jedes Dokument in einer Detailansicht öffnen. Dabei werden Ihnen auch alle Zusatzinformationen angezeigt. Dies sind zum Beispiel der Autor oder das Erstellungsdatum. Bestimmte Daten, wie zum Beispiel der elektronische Medikationsplan (eMP) oder Ihre Notfalldaten, sind als reine Datensätze gespeichert und werden als solche angezeigt.

Sie können jedes Dokument aus Ihrer ePA exportieren. Diese Funktion finden Sie in der jeweiligen Detailansicht Ihrer Dokumente in Ihrer ePA. Sie können auswählen zwischen einem Export auf Ihr Smartphone, einem externen Speicherdienst oder dem Kopieren in „Dokumente“.

Wichtiger Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu hochsensiblen Daten zählen, sollte jeder Export aus der ePA und der persönlichen Akte heraus immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, zum Beispiel soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sind zu vermeiden.

Sie können alle Daten und Dokumente in Ihrer ePA löschen. Einzelne Dokumente sind in der Detail-Ansicht zu löschen. Für mehrere Dokumente empfiehlt sich die „Auswählen“-Funktion in der Übersicht, über die Sie mehrere Dokumente markieren und löschen können. 

Auch Ihre Leistungserbringer können in Ihrer ePA löschen, beispielsweise wenn ein Dokument zu aktualisieren ist. Allerdings betrifft das nur die Daten und Dokumente, die von dem betreffenden Leistungserbringer gespeichert wurden.

Wenn Sie ein Dokument löschen, kann es nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie lediglich verhindern wollen, dass ein Anderer darauf zugreifen kann, dann können Sie es vor dem Löschen in Ihre „Privaten Dokumente“ kopieren.

Seit dem 01.01.2022 ist es möglich, die eigene ePA durch persönliche Vertretungen managen zu lassen. Diese Vertretung können Sie in Ihrer Service-App im Bereich smarthealth unter „Einstellungen > Patientenakte“ hinzufügen.

Maximal fünf Vertretungen können benannt werden, die annähernd die gleichen Rechte wie der ePA-Nutzende selbst haben. Dazu gehören beispielsweise die Vergabe von Zugriffsrechten an Leistungserbringer und auch die Einsicht in die in der Akte gespeicherten Dokumente. Daher ist es wichtig, diese Vertretungsrechte nur an Personen zu übertragen, denen man vollständig vertraut und beispielsweise auch eine Vorsorgevollmacht erteilen würde. Als Vertretung ist es allerdings nicht möglich, weitere Vertretungen zu benennen oder gar die Akte zu schließen.

Zum aktuellen Zeitpunkt kann die Vertretungsrolle nur an gesetzlich Krankenversicherte zugewiesen werden, unabhängig davon, ob es sich um HEK-Versicherte handelt.

Falls Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus einen Medikationsplan für Sie erstellt, können Sie sich diesen Plan als elektronischen Medikationsplan (eMP) in Ihre ePA speichern lassen. Sie können anderen Arztpraxen und Krankenhäusern den Zugriff erlauben, indem Sie die entsprechenden Berechtigungen vergeben.

Der Medikationsplan wird als Datensatz gespeichert, der in dieser Form angezeigt wird, wenn sie die Detailansicht öffnen. Sie können Ihren Medikationsplan aus der ePA in die individuellen HEK Zusatzservices importieren, um die Einnahme-Erinnerung und weitere nützliche Funktionen nutzen zu können. Öffnen Sie dafür den Medikationsplaner unter Medikamente und importieren Sie ihren aktuellen Medikationsplan aus der ePA.

Um die Aktivitäten in Ihrer ePA nachzuvollziehen, stehen Ihnen folgende Protokolle zur Verfügung:

Das Aktionsprotokoll gibt Auskunft über das Speichern, das Herunterladen und das Löschen von Dokumenten sowie die Vergabe, das Ändern und das Löschen von Berechtigungen. Des Weiteren werden Ihnen die Zugriffe auf die ePA und die Suche von Dokumenten und Daten angezeigt. Im erweiterten Protokoll finden Sie detaillierte Informationen, zum Beispiel zu der Anzeige der Protokolle und des Zugriffs von Berechtigen auf Ihre Patientenakte.

Das Anmeldungsprotokoll gibt Auskunft über die Zeitpunkte Ihrer An- und Abmeldungen in der persönlichen Gesundheitsakte sowie über die Art des Logins. Darüber hinaus werden alle Anmeldungen in smarthealth angezeigt, die Sie außerhalb der App angemeldet haben, wie zum Beispiel beim Besuch in der ärztlichen Praxis.

Das Datenexport-Protokoll zeigt an, wann Sie ein Dokument geteilt beziehungsweise auf Ihrem Smartphone gespeichert haben. Je nachdem ob Sie ein Android oder Apple Betriebssystem nutzen, können Sie nachvollziehen, wann Sie ein Dokument aus der ePA mit einer anderen App angezeigt haben.

Protokolleinträge werden jeweils nach Ablauf eines Jahres gelöscht. Die letzten 50 Einträge bleiben auch dann bestehen, wenn diese Frist überschritten ist.

Sie können über „Einstellungen > Patientenakte (ePA) > Benachrichtigungen“ festlegen, ob und über welchen Zeitraum hinweg Sie über bestimmte Aktivitäten aus Ihrem Aktionsprotokoll benachrichtigt werden wollen. Sie können zwischen zwei vordefinierten und einem eigenen Zeitraum wählen.

Seit 2022 ist es neben dem Zugang über die HEK Service-App auch möglich sich auf einem Computer in die ePA einzuloggen.

Folgende Betriebssysteme werden unterstützt:

• Windows 10 Home, S, Pro & Enterprise
• Apple Mac OS
• Linux Ubuntu 

Die HEK smarthealth App kann in den jeweiligen App-Stores heruntergeladen werden.
Voraussetzung für die Nutzung der App ist der Besitz einer NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte, die dazugehörige PIN und ein Kartenlesegerät. Es ist außerdem eine einmalige Identifizierung erforderlich. Über den Computer können Sie die erstmalige Identifizierung für die elektronische Patientenakte nicht durchführen. Dies ist in der HEK-Service App auf dem Smartphone möglich, persönlich in unseren HEK Kundenzentren oder über das Post-Ident-Verfahren. Gern informieren wir Sie unter 0800 0213213 (kostenfrei).

In smarthealth können Sie in den individuellen HEK Services individuelle Gesundheitsdaten wie Medikamente, Vorsorgedaten, Arzt- und Zahnarztbesuche sowie Dokumente speichern. Durch Datenübertragung können Diagnosen, Abrechnungspositionen und abgerechnete Kosten von der HEK gespeichert werden.

Diese Informationen werden nicht in der ePA gespeichert und sind deshalb privat. Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie zunächst in Ihre ePA übertragen. Sie können auch Dokumente aus der ePA in den privaten Bereich kopieren.

Dabei werden alle Informationen strukturiert und kompatibel zu internationalem Standard gespeichert. Sämtliche Informationen und Daten, die in den individuellen Services gespeichert sind, können gelöscht werden. Manuell eingetragene Daten einzeln, automatisch eingespielte Daten als Datentopf. Von Ihnen selbst eingegebene Daten können nachträglich auch verändert werden.

Sie können selbst unterschiedliche Arten von Gesundheitsdaten erfassen. Dabei werden die jeweiligen Daten über das Gerät eingegeben und anschließend verschlüsselt gespeichert.

Um Daten einzugeben oder Dokumente zu speichern, nutzen Sie den zentralen Hinzufügen-Button. Sie können im Menü auswählen, was sie hinzufügen möchten. Alle Funktionen der individuellen HEK Services sind privat. Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie in Ihrer ePA speichern oder dahin überführen.

Dokumente können vom Gerät selber oder individuell verfügbaren Cloud-Diensten in die ePA-Zusatzfunktionen überführt werden. Selbst erfasste Daten können Sie nachträglich verändern oder löschen.

Neben der ePA und der damit verbundenen Nutzung der Telematikinfrastruktur bieten die individuellen Services der HEK weitere Möglichkeiten, Daten zu beziehen. So können zum Beispiel Abrechnungsdaten von der HEK übertragen werden sowie Entlassbriefe von Krankenhäusern.

Übertragene Daten können nicht verändert werden, da sie sonst ihre Gültigkeit verlieren. Bei Bedarf können Sie diese Daten wieder aus smarthealth löschen. .

Alle Daten für die ePA-Zusatzfunktionen werden verschlüsselt auf zentralen, zertifizierten Servern in Deutschland abgelegt. Nur über smarthealth der HEK Service-App haben Sie Zugriff auf Ihre Daten. Dabei werden die Daten durch Ihren individuellen Sicherheitsschlüssel entschlüsselt.

Diese Informationen werden nicht in der ePA gespeichert und sind deshalb privat. Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie zunächst in Ihre ePA kopieren.

Einzelne Daten und Dokumente können aus den individuellen Services in smarthealth heraus exportiert werden. Dies geschieht über die reguläre Teilen-Funktion des jeweiligen Betriebssystems.

Zusätzlich können alle Daten und Informationen gesamtheitlich exportiert werden. Der Export der gesamten Gesundheitsdaten kann lokal auf dem Smartphone erfolgen oder an unterschiedlichen Speicherorten, je nach Betriebssystem und individueller Konfiguration.

Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Daten überhaupt zählen, sollte jeder Export aus smarthealth immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, wie soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sollten vermieden werden.

Bei den gesetzlichen Krankenkassen (GKV) bestehen zeitlich festgelegte Abrechnungsprozesse mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). Deshalb liegen Abrechnungsdaten für Gesundheitsleistungen erst nach sechs bis neun Monaten bei der HEK vor. Die Daten in den individuellen HEK Services können erst zu diesem Zeitpunkt aktualisiert werden.

n smarthealth können Sie, neben der elektronischen Patientenakte, die individuellen HEK Services nutzen. 

Diese werden Ihnen auf Basis Ihrer gespeicherten Gesundheitsdaten spezifische Hinweise geben oder weiterführende Informationen bereitstellen. Hierzu zählen zum Beispiel Impfhinweise, Vorsorgehinweise, Medikationsplaner oder die Generierung einer Ärzteliste. 

Für die Nutzung der individuellen HEK Services wird jeweils die Einwilligung für die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten benötigt. Sie können alle Services jederzeit deaktivieren und damit der weiteren Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.

Individuelle HEK Services werden bei erstmaliger Nutzung aktiviert. Dabei wird für die zusätzliche Speicherung und Verarbeitung von Daten eine Einwilligung eingeholt, welche für die Laufzeit der Services Gültigkeit hat und erst mit Deaktivierung widerrufen wird. 

Abweichungen gibt es bei der manuellen Datenübertragung von Dritten. Hier kommt es aufgrund technischer Gegebenheiten dazu, dass der Service nur eine einmalige Datenübertragung ermöglicht und sich die Einwilligung entsprechend nur darauf bezieht.

In smarthealth können Sie in den zusätzlichen HEK Services individuelle Gesundheitsdaten wie Medikamente, Vorsorgedaten, Arzt- und Zahnarztbesuche sowie Dokumente speichern. Durch Datenübertragung können Diagnosen, Abrechnungspositionen und abgerechnete Kosten von der HEK gespeichert werden.

Diese Informationen werden nicht in der ePA gespeichert und sind deshalb privat. Um Dokumente mit Ihren Leistungserbringern zu teilen, sind sie zunächst in Ihre ePA zu übertragen. Sie können auch Dokumente aus der ePA in den privaten Bereich kopieren.

Dabei werden alle Informationen strukturiert und kompatibel zu internationalen Standards gespeichert. Sämtliche Informationen und Daten, die in den individuellen HEK Services gespeichert sind, können gelöscht werden. Manuell eingetragene Daten einzeln und automatisch eingespielte Daten als Datentopf. Von Ihnen selbst eingegebene Daten können nachträglich verändert werden.

Alle Daten für die ePA-Zusatzfunktionen werden verschlüsselt auf zentralen, zertifizierten Servern in Deutschland abgelegt. Nur über smarthealth der HEK Service-App haben Sie Zugriff auf Ihre Daten. Dabei werden die Daten durch Ihren individuellen Sicherheitsschlüssel entschlüsselt.

Smarthealth bietet Ihnen neben der ePA auch die individuellen HEK Services. Damit haben Sie die Möglichkeiten, weitere Daten zu beziehen. Es können zum Beispiel Abrechnungsdaten von der HEK sowie Entlassbriefe von Krankenhäusern übertragen werden.

Übertragene Daten können nicht verändert werden, da sie sonst ihre Gültigkeit verlieren. Bei Bedarf können Sie diese Daten wieder aus smarthealth löschen.

Sie können selbst unterschiedliche Arten von Gesundheitsdaten erfassen. Dabei werden die jeweiligen Daten über das Gerät eingegeben und anschließend verschlüsselt gespeichert. Um Daten einzugeben oder Dokumente zu speichern, nutzen Sie den zentralen Hinzufügen-Button. Sie können im Menü auswählen, was sie hinzufügen möchten. Alle Funktionen der individuellen HEK Services sind privat. Selbst erfasste Daten können Sie nachträglich verändern oder löschen.

Um Dokumente mit Ihrer Arztpraxis oder dem Krankenhaus zu teilen, müssen Sie sie in Ihrer ePA speichern oder dahin überführen. Dokumente können vom Gerät selber oder individuell verfügbaren Cloud-Diensten in die ePA-Zusatzfunktionen überführt werden.

Um bestimmte individuelle HEK Services zu aktivieren (z.B. Impfstatus) sind, neben Ihren Gesundheitsdaten, weitere Daten erforderlich. Dazu gehören Ihr Geburtsdatum und Geschlecht. Diese zusätzlichen Daten werden bei Aktivierung der jeweiligen Services entweder von der HEK übertragen oder von Ihnen selbst eingegeben und so gespeichert, dass auch weitere Services bei Bedarf darauf zugreifen können.

Diese zusätzlichen Daten werden nur so lange gespeichert, bis der entsprechende Service deaktiviert wird. Im Falle einer erneuten Aktivierung werden diese Daten wieder benötigt.

Einzelne Daten und Dokumente können aus den individuellen HEK Services in smarthealth heraus exportiert werden. Dies geschieht über die reguläre Teilen-Funktion des jeweiligen Betriebssystems.

Zusätzlich können alle Daten und Informationen gesamtheitlich exportiert werden. Der Export der gesamten Gesundheitsdaten kann lokal auf dem Smartphone erfolgen oder an unterschiedlichen Speicherorten, je nach Betriebssystem und individueller Konfiguration.

Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu hochsensiblen Daten zählen, sollte jeder Export aus smarthealth immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte wie soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste sollten vermieden werden.

Alle individuellen HEK Services werden einzeln auf dem jeweiligen Reiter in smarthealth deaktiviert. Eine Ausnahme bilden die Services zur manuellen Datenübertragung. Da sie nur für einen einmaligen Abruf vorgesehen sind, ist ein separates Deaktivieren nicht notwendig.

Auf Basis der Abrechnungsdaten, die Sie von uns erhalten können, bietet Ihnen der Service „Ärzte“ einen Überblick über Ihre behandelnden ärztlichen Praxen der letzten vier Jahre. 

Zudem werden Ihnen je nach Praxis erweiterte Informationen, wie zum Beispiel Kontaktdaten, bereitgestellt. Die Arztliste ist manuell zu aktualisieren, wenn Sie neue Abrechnungsdaten von uns erhalten haben.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse (GKV) kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis die Daten von uns an smarthealth übertragen werden.

Der Service „Impfstatus“ liefert Ihnen einen individuellen Status zu Ihrem persönlichen Impfschutz. Dafür werden alle vorhandenen Impfdaten mit den Empfehlungen der Ständigen Impfkommission (STIKO) abgeglichen. Zusätzlich werden dafür Geburtsdatum und Geschlecht benötigt.
Der Status wird nicht dauerhaft gespeichert, sondern bei jedem Aufruf erneut ermittelt, um auch neue Daten zu berücksichtigen. Bei Deaktivierung des Service werden alle nicht mehr benötigten Daten gelöscht, wenn nicht ein weiterer aktiver Service diese Daten benötigt. 

Dieser Service ersetzt keinen ärztlichen Besuch, sondern gibt Ihnen lediglich Hinweise. Sprechen Sie bitte mit Ihrer ärztlichen Praxis über Ihren Impfschutz. Es können nur die Daten ausgewertet werden, die in smarthealth vorhanden sind. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Impfdaten vollständig sind.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis wir die Daten an smarthealth übertragen können.
 

Der Service „Medikationsplan“ erlaubt Ihnen die Speicherung und das Nachverfolgen Ihrer Medikamenten-Einnahme. Dazu kann ein Medikationsplan über einen QR-Code eingescannt werden oder ein von einer Arztpraxis oder einem Krankenhaus in Ihre ePA gespeicherter Plan übernommen werden.

Sie können sich einen elektronischen Medikationsplan (eMP) in Ihre ePA speichern lassen, wenn Ihre Arztpraxis oder das Krankenhaus diesen für Sie erstellt. Sie können anderen Arztpraxen und Krankenhäusern den Zugriff darauf erlauben, indem Sie die entsprechenden Berechtigungen vergeben.

Der Medikationsplan wird als Datensatz gespeichert. Sie können Ihren Medikationsplan aus der ePA in die individuellen HEK Zusatzservices importieren, um die Funktionen der Zusatzservices zu nutzen. Öffnen Sie dafür den Medikationsplaner unter Medikamente und importieren Sie Ihren aktuellen Medikationsplan aus der ePA.

Sobald ein Medikationsplan in den Medikationsplaner übernommen wurde, erscheinen die Medikamente in Form der Einnahme-Abfolge 'morgens-mittags-abends-nachts'. Der Medikationsplan wird gleichzeitig als Dokument in smarthealth gespeichert und kann jederzeit aufgerufen, geteilt und exportiert werden.

Der Service „Vorsorge“ ermöglicht es Ihnen, Ihre bisherigen Vorsorgeuntersuchungen und persönliche Vorsorgeempfehlungen im Überblick zu behalten. Sie können manuell Termine eintragen und Vorsorgedaten von uns importieren.

Basierend auf Ihrem Alter und Ihrem Geschlecht werden Ihnen die gesetzlichen Vorsorge- und Früherkennungs-Untersuchungen angezeigt. Der Vorsorge-Service kann aufgrund unserer Abrechnungsdaten und Ihrer selbst eingetragenen Termine erkennen, bei welchen Vorsorgeuntersuchungen Sie bereits waren und welche Sie noch nicht wahrgenommen haben.

Bei der gesetzlichen Krankenkasse kann es aufgrund der festgelegten Abrechnungszeiträume bis zu neun Monate dauern, bis die Daten von uns übertragen werden.

Bei den gesetzlichen Krankenkassen (GKV) bestehen zeitlich festgelegte Abrechnungsprozesse mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV). Deshalb liegen Abrechnungsdaten für Gesundheitsleistungen erst nach sechs bis neun Monaten bei der HEK vor. Die Daten in den individuellen HEK Services können erst zu diesem Zeitpunkt aktualisiert werden.

Für die Bereitstellung und Nutzung von smarthealth werden bestimmte Nutzungsdaten erhoben, gespeichert und verarbeitet. Das ist notwendig, um die eindeutige Zuordnung und den sicheren und dauerhaften Zugriff auf smarthealth zu gewährleisten. Zudem sieht der Gesetzgeber vor, dass bestimmte Daten erhoben und über einen längeren Zeitraum gespeichert werden.

Smarthealth wird nach der Freischaltung innerhalb der HEK Service-App aktiviert. Dabei werden die technische Referenznummer und die Kundennummer für das Anlegen des Nutzerkontos gespeichert. Während der Nutzung von smarthealth werden bestimmte Daten erzeugt und gespeichert. Dazu gehören abgegebene Einwilligungen und Widerrufe; etwa für die Nutzung von Services oder auch sogenannte Protokolldaten, in denen zum Beispiel Login-Zeitpunkte und Daten-Transfers festgehalten werden.

Die automatisch gespeicherten Daten können innerhalb der App aufgerufen oder bei der HEK angefordert werden. Detaillierte Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Der Sicherheitsschlüssel wird für die Neuinstallation der App benötigt, zum Beispiel bei einem Gerätewechsel. Der Sicherheitsschlüssel ist einzugeben, damit sowohl Ver- als auch Entschlüsselung wieder funktionieren. Nur auf diese Weise können die in den individuellen HEK Services verschlüsselt gespeicherten Daten wieder angezeigt werden. Kann der Sicherheitsschlüssel nicht eingegeben werden (zum Beispiel bei Verlust), können die Daten nicht entschlüsselt werden.

Hinweis: Der Sicherheitsschlüssel ist einmalig und wird sowohl als Text als auch in Form eines QR-Codes erzeugt Die Wiederherstellung der Sicherheitsinformationen ist nur mit ihm möglich. Deshalb sollte dieser Schlüssel sorgfältig aufbewahrt werden; idealerweise unabhängig vom Smartphone selbst. Aus Sicherheitsgründen gibt es keine Option zur Wiederherstellung des Schlüssels. Während der Nutzung von smarthealth können Sie sich Ihren Sicherheitsschlüssel unter Einstellungen anzeigen lassen und speichern.

Grundsätzlich können nur Sie Ihre Daten sehen.

Da Sie jedoch die Möglichkeit haben, im Bereich Ihrer ePA Arztpraxen und Krankenhäuser für den Zugriff auf Ihre Dokumente zu berechtigen, sind diese Personenkreise dann ebenfalls in der Lage, die von Ihnen geteilten Daten zu sehen.

Daten und Transportwege in smarthealth sind individuell Ende-zu-Ende verschlüsselt. Das bedeutet, dass niemand außer Ihnen selbst Ihre Daten entschlüsseln kann. Dadurch sind auch nur Sie selbst in der Lage, Ihre Daten zu sehen.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Ihnen zustehenden Rechte wahrzunehmen. Dazu gehören:

• Auskunft zu den in smarthealth verarbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung von Daten
• Einschränkung der Verarbeitung von Daten sowie
• Export und Übertragung der Daten (sofern technisch möglich)

Zur Ausübung der Rechte können die jeweils in der ePA und in den individuellen HEK Services vorgesehenen Funktionen genutzt werden. Während Sie alle Daten zu den individuellen HEK Services über den in smarthealth angebotenen Daten-Export beziehen können, müssen Sie die Nutzungsdaten zu Ihrer ePA von uns anfordern. Detaillierte Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Seit dem 01.01.2021 gibt es eine neue digitale Anwendung.
Diese Anwendung ist Teil der HEK Service-App.
Die offizielle Bezeichnung ist elektronische Patientenakte. Abgekürzt heißt sie ePA.
In der HEK Service-App heißt diese neue Anwendung anders: Wir nennen die ePA „smarthealth“.
Man kann darin Daten zur Gesundheit speichern.

Gesundheitsbezogene Daten sind:

• Behandlungsdaten
• Medikamente
• Diagnosen
• Ärzte
• Zeiten, in denen man krank war und nicht arbeiten konnte

Leistungserbringer können die Daten dann ansehen.

Leistungserbringer sind:

• Ärzte
• Zahnärzte
• Psychotherapeuten
• Krankenhäuser

Ärzte können dort auch Daten ablegen.
Zum Beispiel Pläne zur Einnahme von Medikamenten.
Die Daten und Dokumente werden online gespeichert.
Die ePA erinnert Sie an Impfungen, die Sie machen müssen.
 

Als erstes brauchen Sie die HEK Service-App.
Diese können Sie auf Ihr Smartphone laden.
Entweder aus dem Google Play Store oder aus dem App Store.
In der HEK Service-App müssen Sie zeigen, dass Sie es selbst sind.
Dafür brauchen Sie Ihren Ausweis.
Das dauert ungefähr 3 Minuten.
Das ist wichtig, damit niemand anderes an Ihre Daten kommt.
Um die ePA zu nutzen, klicken Sie auf „smarthealth“ in der App.
Es wird Ihnen beschrieben, was Sie dann machen müssen.

Mit der ePA haben Sie immer alle Gesundheitsdaten verfügbar.
Sie können einfacher mit Leistungserbringern über Ihre Daten sprechen.
Die ePA wird in der Zukunft immer mehr können.
Ihre gesundheitliche Versorgung wird verbessert.