FAQ zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist das zentrale Element der vernetzten Gesundheitsversorgung und verbindet die Akteure und Institutionen des Gesundheitssystems über eine vernetzte Telematikinfrastruktur.

Behandelnde Ärzte können Arztbriefe, Befunde oder Therapiemaßnahmen einstellen und Sie können eigene Aufzeichnungen speichern. Die Dokumente können Sie bei Bedarf Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin sicher zur Verfügung stellen. Hierdurch ist eine fall- und einrichtungsübergreifende Dokumentation möglich. Der Notfalldatensatz, der elektronische Medikationsplan sowie elektronische Arztbriefe werden zudem durch die ePA unterstützt.

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Seite des Bundesministeriums für Gesundheit und der gematic.

Ausführliche Informationen hat auch der GKV Spitzenverband bereitgestellt. Diese finden Sie hier.

Die ePA ist ein sicheres Aktensystem, in dem individuelle Patienten- und Gesundheitsdaten gespeichert und mit ärztlichen Praxen, Krankenhäusern und sonstigen Leistungserbringern über die „Telematikinfrastruktur“ ausgetauscht werden können. Dazu muss die ePA von der jeweiligen Versicherung freigeschaltet und vom Versicherten aktiviert werden.

Neben der Nutzung über die HEK Service-App kann die ePA auch bei einem Leistungserbringer genutzt werden. Hier stehen jedoch die individuellen HEK Services nicht zur Verfügung.

Die ePA wird Ihnen durch die HEK bereit gestellt. Mit Ihrer Entscheidung zur Nutzung der ePA stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung der HEK zu.

Wie funktioniert die Patientenakte?

Die ePA ist ein sicherer zentraler Datenspeicher, dessen Server in Deutschland stehen. Sie können in Ihrer ePA Daten von Ihren Leistungserbringern empfangen und eigene Daten speichern, um sie mit Ihrem Arzt oder Ihrer Ärztin zu teilen.

Wir haben die ePA für Sie als kostenfreien Service in smarthealth integriert. Die Nutzung der ePA sowie der zusätzlichen individuellen HEK Services in smarthealth wird dadurch einfach und reibungslos für Sie gestaltet.

Ärztliche Praxen und Krankenhäuser können ausschließlich auf Ihre Patientenakte in smarthealth zugreifen, wenn Sie ihnen eine Berechtigung dafür erteilen. Der Zugriff auf die individuellen HEK Services in smarthealth ist nicht möglich.

Wer kann auf meine Patientenakte zugreifen?

Ein Zugriff auf Ihre ePA kann ausschließlich mit Ihrer Erlaubnis erfolgen. Das geschieht dadurch, dass Sie für den jeweiligen Leistungserbringer Berechtigungen erteilen. Sie sehen die von Ihnen berechtigten Leistungserbringer in smarthealth im Reiter „Patientenakte“ unter „Berechtigungen verwalten.“. Grundsätzlich können alle ärztlichen Praxen und Krankenhäuser berechtigt werden, welche zum jeweiligen Zeitpunkt an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind. Dazu gehören niedergelassene allgemein- und fachärztliche Praxen sowie Krankenhäuser und Apotheken. Seit dem Jahr 2022 können auch Hebammen, Physiotherapeuten, Gesundheitsämter, Arbeitsmediziner, Pflegekräfte und Mitarbeitende aus Rehabilitationskliniken für den Zugriff auf die ePA berechtigt werden. Jede dieser neuen Nutzergruppen hat hierbei unterschiedliche Rechte zum Schreiben und Lesen von Informationen in der ePA eines Versicherten.

Wie kann ich Berechtigungen für den Zugriff auf meine Patientenakte erteilen?

Damit Leistungserbringer auf Daten in Ihrer ePA zugreifen oder Daten hinzufügen können, ist durch Sie eine Berechtigung zu erteilen.
Sie können einen Leistungserbringer für den Zugang zu Ihrer ePA berechtigen. Vorausgesetzt die Person ist an die Telematikinfrastruktur angeschlossen.

Berechtigungen können Sie mit der HEK Service-App im Bereich smarthealth vergeben. Dort gibt es den Reiter „Patientenakte“ mit dem Button „Berechtigungen verwalten“. Berechtigungen werden pro Leistungserbringer erteilt, dabei ist jeweils ein vorgegebener Zeitraum auszuwählen. Dieser Zeitraum kann jederzeit angepasst werden. Mit dem Update der HEK Service-App ab dem 01.01.2022 können Versicherte zielgerichteter Berechtigungen für den Zugriff auf die Inhalte ihrer elektronischen Patientenakte vergeben. Die in der ePA befindlichen Dokumente werden mit Vertraulichkeitsstufen versehen und die Berechtigung auf bestimmte Dokumentenkategorien, medizinische Fachrichtungen oder ausgewählte Dokumente vergeben. Ein Versicherter kann seiner hausärztlichen Praxis alle Unterlagen freigeben, seinem Zahnarzt oder seiner Zahnärztin wiederum nur für ihn relevante Dokumente (wie das Zahnbonusheft) und das psychotherapeutische Gutachten gänzlich für niemanden sichtbar machen.

Wenn Sie die ePA ohne mobiles Endgerät nutzen, erteilen Sie Ihre Zustimmung jeweils direkt vor Ort durch Eingabe Ihrer PIN.

Wo kann ich sehen, wer Zugriff auf meine Patientenakte hat?

Wenn Sie bereits Leistungserbringern eine Berechtigung auf Ihre ePA erteilt haben, erscheinen diese in alphabetischer Reihenfolge im Bereich „Berechtigungen verwalten“. In der Übersicht können Sie erkennen, ob und für welchen Leistungserbringer eine Berechtigung vorliegt, für welchen Zugriff Sie ihn berechtigt haben und wie lange die Berechtigung gilt.

Wie kann ich eigene Dokumente in der Patientenakte speichern?

Um eigene Dokumente mit einer ärztlichen Praxis oder dem Krankenhaus zu teilen, ist das Dokument durch Sie in Ihrer ePA zu speichern.

Dazu können Sie ein bereits in Ihren „Private Dokumente“ vorhandenes Dokument in Ihre ePA übertragen. Dazu wählen Sie das betreffende Dokument aus und nutzen die angebotene Option zum Kopieren des Dokuments in Ihre ePA.

Ein neues Dokument können Sie über den zentralen Hinzufügen-Button in Ihrer ePA speichern. Dabei ist Ihre ePA als Speicherort auszuwählen ((„Geteiltes Dokument). (ePA)“).

Sie, Ihre ärztliche Praxis und das Krankenhaus können derzeit folgende Dateitypen in Ihrer ePA speichern:

  • .pdf (Adobe Portable Document Format)
  • .jpg/.jpeg (Bildformat mit Komprimierung)
  • .tiff (Bildformat)
  • .txt (einfaches Textformat)
  • .rtf (Textformat mit Formatierung)
  • .docx (Microsoft Word)
  • .xlsx (Microsoft Excel)
  • .odt (OpenDocument Text)
  • .ods (OpenDokument Tabellenkalkulation)
  • .xml (strukturierte Daten in Form einer Textdatei)
  • .hl7 (Standard für Datenaustausch im Gesundheitswesen)

Bitte beachten Sie, dass das Bildformat .png nicht gespeichert und verarbeitet werden kann.

Welche Medizinischen Informationsobjekte (MIO’s) können von Leistungserbringern in die ePA eingestellt werden?

Folgende Medizinische Informationsobjekte (MIO’s) können von Ihren Leistungserbringern eingestellt werden. MIO‘s dienen dazu, medizinische Daten standardisiert, also nach einem festgelegten Format, zu dokumentieren.

  • MIO Impfpass
  • MIO Mutterpass
  • MIO Kinderuntersuchungsheft
  • MIO Zahnbonusheft
Wie erkenne ich, dass neue Daten in smarthealth vorhanden sind?

Wenn Sie neue Abrechnungsdaten in den individuellen HEK-Services oder neue Dokumente in Ihre elektronische Patientenakte erhalten, werden Sie in smarthealth benachrichtigt. Neuigkeiten und Updates sehen Sie in smarthealth, wenn Sie das Glockensymbol oben rechts anwählen. Sofern neue Benachrichtigungen vorhanden sind, erkennen Sie es an einem roten Symbol an der Glocke.

Können Daten und Dokumente in der Patientenakte gelöscht werden?

Sie können alle Daten und Dokumente in Ihrer ePA löschen. Einzelne Dokumente sind in der Detail-Ansicht zu löschen. Für mehrere Dokumente empfiehlt sich die „Auswählen“-Funktion in der Übersicht, über die Sie mehrere Dokumente markieren und löschen können.

Auch Ihre Leistungserbringer können in Ihrer ePA löschen, beispielsweise wenn ein Dokument zu aktualisieren ist. Allerdings betrifft das nur die Daten und Dokumente, die von dem betreffenden Leistungserbringer gespeichert wurden.

Wenn Sie ein Dokument löschen, kann es nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie lediglich verhindern wollen, dass ein Anderer darauf zugreifen kann, dann können Sie es vor dem Löschen in Ihre „Private Dokumente“ kopieren.

Kann ich Dokumente aus meiner Patientenakte exportieren?

Sie können jedes Dokument aus Ihrer ePA exportieren. Diese Funktion finden Sie in der jeweiligen Detailansicht Ihrer Dokumente in Ihrer ePA. Sie können auswählen zwischen einem Export auf Ihr Smartphone, einem externen Speicherdienst oder dem Kopieren in „Dokumente“.

Wichtiger Hinweis: Da Gesundheitsdaten zu den sensibelsten Daten überhaupt zählen, sollte jeder Export aus der ePA und der persönlichen Akte heraus immer mit Bedacht vorgenommen werden. Unsichere Orte, zum Beispiel soziale Netzwerke oder ungesicherte Cloud-Dienste, sind zu vermeiden.

Wie kann ich die Aktivitäten in meiner ePA überprüfen?

Um die Aktivitäten in Ihrer ePA nachzuvollziehen, stehen Ihnen folgende Protokolle zur Verfügung:

Das Aktionsprotokoll gibt Auskunft über das Speichern, das Herunterladen und das Löschen von Dokumenten sowie die Vergabe, das Ändern und das Löschen von Berechtigungen. Des Weiteren werden Ihnen die Zugriffe auf die ePA und die Suche von Dokumenten und Daten angezeigt. Im erweiterten Protokoll finden Sie detaillierte Informationen zum Beispiel zu der Anzeige der Protokolle und des Zugriffs von Berechtigen auf Ihre Patientenakte.

Das Anmeldungsprotokoll gibt Auskunft über die Zeitpunkte Ihrer An- und Abmeldung in der persönlichen Gesundheitsakte sowie über die Art des Logins. Darüber hinaus werden alle Anmeldungen in smarthealth angezeigt, die Sie außerhalb der App angemeldet haben, wie zum Beispiel beim Besuch in der ärztlichen Praxis.

Das Datenexport-Protokoll zeigt an, wann Sie ein Dokument geteilt beziehungsweise auf Ihrem Smartphone gespeichert haben. Je nachdem ob Sie ein Android oder Apple Betriebssystem nutzen, können Sie nachvollziehen, wann Sie ein Dokument aus der ePA mit einer anderen App angezeigt haben.

Protokolleinträge werden jeweils nach Ablauf eines Jahres gelöscht. Die letzten 50 Einträge bleiben auch dann bestehen, wenn diese Frist überschritten ist.

Kann ich mich zu Aktivitäten in meiner Patientenakte benachrichtigen lassen?

Sie können über „Einstellungen → Paitentenakte (ePA) → Benachrichtigungen“ festlegen, ob und über welchen Zeitraum hinweg Sie über bestimmte Aktivitäten aus Ihrem Aktionsprotokoll benachrichtigt werden wollen. Sie können zwischen zwei vordefinierten und einem eigenen Zeitraum wählen.

Wie und wo kann ich die Art meiner Anmeldung ändern?

Sie können über „Einstellungen → Patientenakte (ePA) → Anmeldung“ festlegen, ob Sie sich ganz einfach und sicher mit den Login-Daten Ihrer HEK Service-App (AL.VI) oder mit Ihrer Gesundheitskarte (Ihr Smartphone muss dafür NFC-fähig sein) in smarthealth anmelden.

Für eine Anmeldung mit AL.VI (Alternative Versicherungs-Identität) ist eine Identifizierung über unseren Partner Nect Wallet erforderlich. Anschließend können Sie sich einfach und sicher mit Ihren Login-Daten anmelden.

Wie kann ich die PIN meiner Gesundheitskarte ändern?

Sie können über die Einstellungen der ePA die PIN Ihrer Gesundheitskarte ändern. Für diese Änderung benötigen Sie Ihre Karte, die für die Bestätigung an Ihr Smartphone zu halten ist. Ihr Smartphone muss dafür NFC-fähig sein.

Wie kann ich die ePA meiner jetzigen Krankenversicherung bei einem Wechsel zur HEK mitnehmen?

Dazu müssen Sie in der Service-App Ihrer alten Krankenkasse einen Aktenwechsel beantragen. Sobald der Kassenwechsel wirksam wird und die neue ePA angelegt wurde, erfolgt die Migration durch die Aktensysteme automatisch. Dabei werden die vorhandenen Dokumente, Berechtigungen und Vertreterregelungen übernommen.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Datenpaket mit den exportierten Daten Ihrer alten Krankenversicherung nach 28 Tagen gelöscht wird und Ihre ePA danach nicht mehr automatisch zu Ihrer neuen Krankenkasse übertragen wird.

Können Dokumente eines Kindes in der ePA der Eltern abgelegt werden oder haben diese eine eigene Akte?

Generell kann ein Versicherter selbst alle Dokumente in seiner ePA ablegen, unabhängig davon ob diese zu seiner Krankengeschichte oder die eines seiner Kinder gehört. Die ePA 2.0 ist noch nicht als Familienakte spezifiziert, sodass das Anlegen einer eignen Akte für das Kind (sofern schon eine Krankenversicherungsnummer vorliegt) im Rahmen der Vertretungsregelung durch die Eltern mitgepflegt wird.

Wie kann ich einen Vertreter für meine ePA einrichten?

Seit dem 01.01.2022 ist es möglich, die eigene ePA durch persönliche Vertretungen managen zu lassen. Diese Vertretung können Sie in Ihrer Service-App im Bereich smarthealth unter „Einstellungen → Patientenakte“ hinzufügen.

Maximal fünf Vertretungen können benannt werden, die annähernd die gleichen Rechte wie die oder der ePA-Nutzende selbst haben. Dazu gehören beispielsweise die Vergabe von Zugriffsrechten an Leistungserbringer und auch die Einsicht in die in der Akte gespeicherten Dokumente. Daher ist es wichtig, diese Vertretungsrechte nur an Personen zu übertragen, denen man vollständig vertraut und beispielsweise auch eine Vorsorgevollmacht erteilen würde. Als Vertretung ist es allerdings nicht möglich, weitere Vertretungen zu benennen oder gar die Akte zu schließen.

Zum aktuellen Zeitpunkt kann die Vertretungsrolle nur an gesetzlich Krankenversicherte zugewiesen werden, unabhängig davon, ob es sich um HEK-Versicherte handelt.

Wie kann ich meine Abrechnungsdaten erhalten?

In smarthealth gibt es zwei Wege, um Abrechnungsdaten zu erhalten :

1. In den individuellen HEK-Services können Sie Ihre Abrechnungsdaten strukturiert in chronologischer Reihenfolge anzeigen lassen.

  • Dazu klicken Sie auf den Hinzufügen-Button, der Ihnen unten in der Mitte angezeigt wird.
  • Wählen Sie dann den Button „Daten anfordern“ aus,
  • klicken Sie in der nächsten Auswahl „Krankenkasse“ und
  • wählen Sie die gewünschten Leistungsbereiche aus.

2. AlternativAlternativ ist es möglich Ihre Abrechnungsdaten der letzten drei Jahre beivon der HEK in Ihre ePA hochladen zu lassen. Nach Übertragung der Abrechnungsdaten erhalten Sie einen Überblick aller Leistungen als PDF über:

  • Arzt- und Zahnarztbesuche
  • Krankenhausaufenthalte
  • verordnete Medikamente
  • durchgeführte Impfungen

Weitere Leistungsbereiche wie Arbeitsunfähigkeit und Krankengeldbezüge werden nach und nach ergänzt.
Die Datenübertragung in die ePA des Versicherten ist freiwillig. Um die Datenübertragung anzustoßen, ist von Ihnen in Ihrer ePA eine bZugriffsberechtigung für die HEK zuerteilen. Das ist unter „Patientenakte → Berechtigungen verwalten → neue Berechtigung hinzufügen“ möglich.

Leider sind aufgrund der bestehenden Abrechnungsprozesse zwischen den Beteiligten im Gesundheitswesen nicht immer zeitnahe Abrechnungen möglich. Deshalb liegen Abrechnungsdaten für Gesundheitsleistungen erst nach sechs bis neun Monaten bei uns vor. Ihre Abrechnungsdaten in smarthealth können erst zu diesem Zeitpunkt aktualisiert werden.

Was ist der Desktopclient der elektronischen Patientenakte?

Seit dem 1. Januar 2022 ist es neben dem Zugang über die HEK Service-App auch möglich sich auf einem Computer in die ePA einzuloggen.

Folgende Betriebssysteme werden unterstützt:

  • Windows 10 Home, S, Pro & Enterprise
  • Apple Mac OS
  • Linux Ubuntu ab 20.04 LTS

Die HEK smarthealth App kann in den jeweiligen App-Stores heruntergeladen werden.

Voraussetzung für die Nutzung der App ist der Besitz einer NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte, die dazugehörige PIN und ein Kartenlesegerät.  Ist eine einmalige Identifizierung erforderlich. Über den Computer können Sie die erstmalige Identifizierung für die elektronische Patientenakte nicht durchführen. Dies ist in der HEK-Service App auf dem Smartphone möglich, persönlich in unseren HEK Kundenzentren oder über das Post-Ident-Verfahren. Gern informieren wir Sie unter 0800 0213213 (kostenfrei).

Die elektronische Patientenakte (leichte Sprache)

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Ab Anfang 2021 gibt es eine neue digitale Anwendung.

Das genaue Datum ist der 01.01.2021.

Diese Anwendung ist Teil der HEK Service-App.

Die offizielle Bezeichnung ist elektronische Patientenakte. Abgekürzt heißt sie ePA.

In der HEK Service App heißt diese neue Anwendung anders: Wir nennen die ePA smarthealth.

Man kann darin Daten zur Gesundheit speichern.

Gesundheitsbezogene Daten sind:

• Behandlungsdaten
• Medikamente
• Diagnosen
• Ärzte
• Zeiten, in denen man krank war und nicht arbeiten konnte
Leistungserbringer können die Daten dann ansehen.

Leistungserbringer sind:

• Ärzte
• Zahnärzte
• Psychotherapeuten
• Krankenhäuser

Ärzte können dort auch Daten ablegen.

Zum Beispiel Pläne zur Einnahme von Medikamenten.

Die Daten und Dokumente werden online gespeichert.

Die ePA erinnert Sie an Impfungen, die Sie machen müssen.

Wie kann ich die ePA nutzen?

Als erstes brauchen Sie die HEK Service App.

Diese können Sie auf Ihr Handy laden.

Entweder aus dem Google Play Store oder aus dem App Store.

In der HEK Service App müssen Sie zeigen, dass Sie sie es selbst sind.

Dafür brauchen Sie Ihren Ausweis.

Das dauert ungefähr 3 Minuten.

Das ist wichtig, damit niemand anderes an Ihre Daten kommt.

Um die ePA zu nutzen, klicken Sie auf „smarthealth“ in der App.

Es wird Ihnen beschrieben, was Sie dann machen müssen.

Welchen Vorteil bietet mir die ePA?

Mit der ePA haben Sie immer alle Gesundheitsdaten verfügbar.

Sie können einfacher mit Leistungserbringern über Ihre Daten sprechen.

Die ePA wird in der Zukunft immer mehr können.

Ihre gesundheitliche Versorgung wird verbessert.