E-Mail-Flut bewältigen

E-Mails sind längst so populär geworden, dass über uns täglich eine immer größere Zahl an elektronischen Botschaften schwappt. Da hilft gute Organisation.

50, 100 oder gar noch mehr E-Mails täglich. Das ist inzwischen Normalzustand an vielen Arbeitsplätzen. So ist es kein Wunder, dass das tägliche Abarbeiten des Posteingangs wertvolle Arbeitszeit aufzufressen scheint. Hinzu kommt, dass E-Mails immer wieder die Arbeitsproduktivität stören, weil sie für plötzliche Unterbrechungen sorgen. Auch das sorgt für Stress am Arbeitsplatz.

Um so wichtiger ist es, für sich persönlich ein System zu finden, wie man mit der zunehmenden Nachrichten-Flut umgehen kann. Damit der tägliche E-Mail-Stress keine Chance hat, sollten Sie zunächst hinterfragen, wie wichtig und dringlich der E-Mail-Verkehr tatsächlich ist: Denn an vielen PC-Arbeitsplätzen ist das E-Mail-Programm ständig geöffnet, obwohl das aus betrieblichen Gründen gar nicht nötig ist. Die Folge: Sobald eine neue E-Mail eintrifft, erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm - oder es ertönt ein Signalton. Jedes Mal werden Sie dabei von Ihrer eigentlichen Tätigkeit abgelenkt.

E-Mail-Programm zwischendurch ausschalten
Klären Sie daher mit Vorgesetzten und Kollegen, inwiefern es notwendig ist, ständig per E-Mail erreichbar zu sein. Gibt es in Ihrem Unternehmen keine festen Regeln, ist es sinnvoll, lediglich mehrmals am Tag das Programm zu öffnen und dann den E-Mail-Verkehr gebündelt zu bearbeiten. Das ist weitaus effektiver, als bei jeder eintrudelnden Nachricht die eigentliche Arbeit zu unterbrechen. Und sollte etwas wirklich Wichtiges und Dringendes anliegen, sind Sie ja auch noch telefonisch erreichbar.

Daher gilt: Wenn Sie nicht im Kundendienst arbeiten oder aus einem anderen Grund andauernd per E-Mail erreichbar sein müssen, sollten Sie sich nicht von Ihrem E-Mail-Programm den Arbeitsrhythmus diktieren lassen. Denn gerade das Gefühl, jemandem oder etwas ausgeliefert zu sein, und sei es nur den ständig eintrudelnden Mails, verursacht Stress:

Des weiteren helfen folgende Tipps, um der täglichen E-Mail-Flut Herr zu werden:

• Spam konsequent ausfiltern
  Mittlerweile gibt es leistungsfähige Filterprogramme, die Nachrichten mit Spamverdacht kennzeichnen oder in spezielle Ordner verschieben. Nervige Werbung für Potenzmittel und dergleichen können sie so sofort aussortieren.
  
  
• Unwichtiges sofort löschen
  Lesen Sie immer zuerst die Betreff-Zeilen. Alles, was offenbar unwichtig ist und nichts mit Ihrem Unternehmen oder mit bekannten Vorgängen zu tun hat, können Sie sofort löschen.
  
  
• Jeden Abend ein leerer Posteingang
  Missbrauchen Sie nicht Ihren Posteingangs-Ordner als Ablage für alles. Legen Sie E-Mails in separaten Ordnern ab, z.B. mit den Namen "Antwort offen" oder "Noch erledigen". Newsletter, die keine unmittelbare Reaktion erfordern, können Sie in Unterordner umleiten, die Sie von Zeit zu Zeit öffnen. Schließlich kann jedes moderne Mail-Programm die Nachrichten z.B. nach bestimmten Absender-Adressen filtern und einem speziellen Ordner zuweisen.
  Im Idealfall arbeiten und legen Sie täglich alles so ab, dass Sie das Büro mit leerem Posteingangs-Ordner verlassen können.
  
  
• Datei-Anhänge ablegen und löschen
  Wenn Sie per Mail Dokumente, zum Beispiel eine Excel-Liste, erhalten: Speichern Sie diese außerhalb des Email-Programms ab. Löschen Sie anschließend die Mail, wenn sie sonst keine wichtigen Informationen enthält.
  
  
• Mails nur einmal anfassen
  Wenn Sie eine Mail öffnen, bearbeiten Sie diese nach Möglichkeit umfassend, also so, dass Sie sie löschen oder ablegen können.
  
  
• Effiziente Mails verfassen
  Je mehr E-Mails Sie verschicken, umso mehr werden Sie auch erhalten. Überlegen Sie daher genau, wem Sie alles die Nachricht in Kopie zukommen lassen. Und erleichtern Sie Ihren Geschäftspartnern das E-Mail-Lesen. Formulieren Sie aussagekräftige Betreffzeilen ("Frage zu Produkt XYZ" statt "Anfrage") und fassen Sie sich kurz. Bauen Sie sich Vorlagen aus Textbausteinen, wenn Sie immer wieder gleiche Sachverhalte schildern müssen.

Außerdem sollten Sie die Grenzen der E-Mail erkennen. Vieles lässt sich einfacher und zeitsparender in einem Gespräch klären: Immer dann, wenn absehbar ist, dass mehrere Mails hin- und hergehen werden, sollten Sie direkt zum Telefonhörer greifen.

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